Monitorizarea statutului AEO: cerințele cheie în menținerea și securizarea certificării în practica de zi cu zi

Certificarea AEO (Operator Economic Autorizat) sau „partenerul de încredere al autorității vamale” este deținută în prezent în România de un număr de peste 250 de companii - importatori, exportatori, comisionari sau transportatori.

Cât de importante sunt cerințele privind menținerea validității certificării? De exemplu, după 3 ani de la data autorizației, mai este o societate certificată AEO considerată partener de încredere al autorității vamale? Răspunsul la această întrebare este clarificat chiar de Comisia Europeană prin Codul Vamal și orientările publicate în acest sens, care prevăd obligația reevaluării totale sau parțiale a condițiilor ce au condiționat acordarea certificării în baza monitorizării regulate efectuate atât de operatorul economic, cât și de autoritatea vamală.

În cazul operatorului economic autorizat, monitorizarea trebuie să facă parte din procesele sale de control intern. Concret, acesta ar trebui să poată demonstra cum se realizează această monitorizare în mod continuu și care sunt rezultatele acesteia. De exemplu, dacă apar modificări ale procedurilor interne, noi sisteme IT, schimbări ale acționariatului sau ale angajaților responsabili de procesele vamale sau de procesele de securitate, acestea trebuie comunicate imediat autorității vamale care decide dacă este necesară reevaluarea totală sau parțială.

În ultimii ani, se constată o practică constantă a autorității vamale de a verifica îndeplinirea acestor criterii în mod continuu de către societățile ce solicită certificarea AEO şi mai ales de către cei care fac obiectul reevaluării. Mai precis, astfel de societăți trebuie să desemneze o persoană responsabilă cu diseminarea cerințelor AEO în interiorul societății respective și care să se asigure că toate departamentele relevante respectă cerințele la care titularul AEO susține că aderă (de exemplu, cerințele de securizare a lanțurilor logistice).    

Menținerea certificării AEO este extrem de importantă, întrucât companiile beneficiază de mai multe avantaje în cadrul activităților vamale de zi cu zi. De exemplu, amânarea plăţii TVA la import este aplicabilă direct celor ce dețin AEO fără ca aceștia să dețină separat un certificat de amânare cu termen limitat a cărui valabilitate a fost redusă zilele trecute de la 12 la 6 luni, tocmai pentru ca autoritatea vamală să aibă o mai bună vizibilitate asupra celor ce beneficiază de această facilitate de cashflow şi care nu dețin certificarea AEO. Nu ar fi deloc surprinzătoare decizia de a renunța la această facilitate pentru societățile care nu dețin certificarea AEO. Printre alte beneficii, menționăm reducerea nivelului garanției vamale globale la 30% din cuantum, acces mai ușor la regimuri speciale (de ex., la depozitare temporară) sau simplificări vamale, dar și controale fizice mai reduse.

În concluzie, se recomandă ca importatorii să analizeze şi să implementeze din timp cerințele de monitorizare a statutului de AEO, pentru a nu risca pierderea autorizației și implicit a beneficiilor asociate.