Raportarea SAF-T, obligatorie pentru contribuabilii mijlocii din 2023. Ce pot învăța din experiența companiilor mari

Modul în care vor fi selectați contribuabilii mijlocii care intră în sfera de aplicare a raportării SAF-T de la 1 ianuarie 2023 este detaliat în proiectul ANAF, respectiv primii 15.000 din această categorie, în funcție de un indicator calculat după cifra de afaceri, obligațiile fiscale declarate și cheltuielile cu personalul. Printre aceștia s-ar putea afla și contribuabili mici, astfel încadrați la 31 decembrie 2021, care intră în categoria contribuabililor mijlocii din 1 ianuarie anul viitor. Totodată, este important de menționat și faptul că cei care nu vor îndeplini criteriile necesare vor putea implementa opțional raportarea SAF-T din ianuarie 2023, însă ulterior nu vor putea renunța. Opțiunea devine efectivă prin depunerea unei declarații informative D406 (SAF-T) validată de ANAF. Dar, ca și în cazul marilor contribuabili, cei nou intrați în sistem vor beneficia de o perioadă de grație de șase luni de la data de referință.

Cu toate acestea, implementarea SAF-T continuă să preocupe contribuabilii, atât pe cei care au intrat în sistem în 2022, cât și pe cei care urmează. Complexitatea noii raportări este dată atât de necesitatea adaptării sistemelor interne de date (contabil, financiar etc.), de costurile implicate, de deficitul de personal instruit în acest scop, cât și de dificultățile care țin de partea operațională și de corectitudinea datelor existente la nivelul societăților. Iar din experiența contribuabililor care au implementat sistemul în acest an se desprind câteva exemple de provocări operaționale de detaliu întâmpinate.

Una dintre ele este legată de faptul că informațiile din documentele suport nu sunt întotdeauna corelate cu regulile de validare implementate. De exemplu, în sesiunile de informare, autoritățile au menționat că, în cazul în care se utilizează doar unități de măsură conform standardelor ISO, subsecțiunea privind unitățile de măsură nu trebuie raportată, însă necompletarea secțiunii generează o eroare de validare în momentul depunerii formularului D406 (fișierul standard de control fiscal).

În plus, încercarea de automatizare a unor procese care anterior erau derulate manual, în mod eficient, este împovărătoare și inutilă. Spre exemplu, utilizarea codurilor de taxă pentru impozitul cu reținere la sursă, care sunt obligatorii în cadrul raportării SAF-T, este dificil de automatizat. În practică, în peste 95% din cazuri, analiza tranzacțiilor care intră în scopul aplicării impozitului cu reținere la sursă este efectuată manual, în Excel.

Raportarea SAF-T vine cu reguli noi pentru identificarea clientului. Pentru partenerii români, aceasta presupune diferențierea între persoane fizice și persoane juridice, aspect care era irelevant din orice perspectivă până în acest moment.

Totodată, sunt introduse și noi coduri de taxă.  Pentru raportarea SAF-T, se solicită alocarea unor coduri de taxă pentru note contabile care anterior se înregistrau în sistemele companiilor fără alocarea unui cod de taxă sau cu alocarea unui cod tehnic, posibil de utilizat pentru orice altă înregistrare contabilă în afara sferei de aplicare a TVA.

Nu în ultimul rând, o provocare este reprezentată și de modul de colectare și de corelare a informațiilor între diverse secțiuni/subsecțiuni SAF-T, cum ar fi între secțiunea GL entries și Source documents (de exemplu, în privința sumelor aferente taxei – TVA și impozit cu reținere la sursă) sau între GL accounts și Customers/Suppliers (de exemplu, în privința soldurilor inițiale și finale raportate), dar și între fișierul SAF-T și celelalte obligații de evidență/raportare (jurnalele de cumpărări/vânzări, decontul de TVA etc.).

Așadar, contribuabilii care urmează să implementeze acest sistem de raportare de la 1 ianuarie 2023 pot folosi aceste informații, desprinse din experiența contribuabililor mari, astfel încât să poată parcurge mai ușor întregul proces. În plus, aceștia trebuie să știe că, pentru automatizarea raportării, au la dispoziție mai multe soluții, cum ar fi cele de tip ADD-ON, în cazul celor care utilizează SAP ca sistem contabil, sau cele ce utilizează fișierele sursă din contabilitate, în cazul celor care utilizează orice alt sistem de contabilitate.

În concluzie, contribuabilii mijlocii ar trebui, cel puțin teoretic, să fie mai pregătiți pentru implementarea SAF-T decât cei pentru care raportarea a devenit obligatorie anul acesta, dar, având în vederea complexitatea întregului proces, inclusiv pentru autorități, este de așteptat să mai apară dificultăți în practică, de altfel anticipate, având în vedere că este vorba de cea mai amplă schimbare în procedurile de raportare, cel puțin din ultimele decenii. Pe de altă parte, beneficiile estimate sunt considerabile, respectiv încasări mai mari la bugetul de stat, inspecții fiscale mai puțin costisitoare pentru ANAF și mai puțin împovărătoare pentru contribuabili, o abordare uniformă din partea inspectorilor fiscali etc.