Un an de la implementarea e-Factura: 82% dintre companii utilizează soluții de automatizare pentru facturarea electronică

Profluo, companie românească specializată în automatizarea proceselor financiar-contabile cu ajutorul Inteligenței Artificiale, lansează studiul „Un an de e-Factura în România”, care analizează modul în care mediul de business a resimțit primul an de obligativitate a facturării electronice. Cercetarea evidențiază că, odată cu implementarea e-Factura, companiile au observat în special următoarele beneficii: reducerea erorilor de facturare (36%), procesarea mai rapidă a documentelor (31%) și scurtarea timpilor de raportare financiară (20%).Bazat pe răspunsurile a peste 150 de profesioniști din domeniul financiar, studiul oferă o imagine clară asupra beneficiilor, provocărilor și impactului pe care sistemul centralizat e-Factura l-a avut asupra companiilor din diverse industrii și de diferite dimensiuni.

Adopție ridicată, dar și multe provocări

Studiul a evidențiat o adopție ridicată a facturării electronice în rândul companiilor mari, dar și provocări legate de implementare, integrare și automatizarea fluxurilor. Totodată, se conturează o cerere tot mai mare pentru soluții de facturare complet integrate.

Astfel, 88% dintre respondenți consideră e-Factura un demers atât util, cât și necesar, însă gradul de dificultate în implementare a variat:
•    55% dintre companii (în general digitalizate și sprijinite de furnizori externi) au descris tranziția ca fiind gestionabilă, dar provocatoare
•    18% au raportat dificultăți majore în procesul de implementare

Totuși, nivelul de scepticism rămâne ridicat în ceea ce privește obiectivele comunicate de autoritățile fiscale – în special ideea că e-Factura va reduce semnificativ deficitul de TVA al României (în prezent cel mai mare din UE) și va simplifica raportarea fiscală.

Beneficiile resimțite de mediul de afaceri

Studiul a identificat următoarele beneficii principale pentru companii, după primul an de utilizare a e-Factura: mai puține erori de facturare (36%), procesarea mai rapidă a documentelor (31%) și reducerea timpului necesar pentru raportarea financiară (20%).

Doar 4% au menționat reducerea costurilor de procesare ca beneficiu, ceea ce sugerează că organizațiile apreciază mai mult eficiența operațională decât economiile directe.

Provocări tehnice și operaționale

În ceea ce privește provocările întâmpinate de companii în tranziția către e-Factura, 35% au perceput întregul proces ca fiind complicat tehnic, 32% au semnalat costurile ridicate de implementare, iar 21% au remarcat o creștere a complexității în procesele comerciale uzuale. De asemenea, 18% dintre companii au raportat fluxuri interne de aprobare mai greoaie.

La nivel tehnic, 55% dintre respondenți au menționat probleme legate de disponibilitatea sau accesul la portalul public al autorității fiscale, 50% au întâmpinat dificultăți de integrare cu sistemele interne, 35% au avut nevoie de actualizări frecvente ale soluțiilor software utilizate, iar 35% au întâmpinat dificultăți în înțelegerea cerințelor legislative și tehnice.

Impactul asupra relațiilor de business și gradul de automatizare

Tranziția la e-Factura a avut efecte variate asupra relațiilor de business. În timp ce 38% dintre companiile respondente nu au observat schimbări semnificative în colaborarea cu partenerii, 24% au raportat un impact negativ, precum întârzieri sau dificultăți de aliniere. Doar 15% au remarcat îmbunătățiri în transparență și fluxuri.

Totodată, 82% dintre companii folosesc în prezent soluții de automatizare a facturării electronice. Cele mai apreciate funcționalități sunt:
•    Automatizarea procesării facturilor – 63%
•    Integrarea cu sistemele interne existente – 57%
•    Monitorizarea în timp real a fluxurilor de facturare – 53%
Majoritatea companiilor se așteaptă ca aceste soluții să reducă intervenția umană (63%) și să îmbunătățească eficiența operațională (62%).

Profilul companiilor respondente

Studiul a fost realizat pe un eșantion de peste 150 de profesioniști din departamentele financiar-contabile ale unor companii de dimensiuni variate:
•    40% provin din companii mari (enterprise, cu peste 250 de angajați)
•    27% din companii medii (51–250 angajați)
•    20% din companii mici (10–50 angajați)
•    13% din companii foarte mici (sub 10 angajați)

Au fost reprezentate multiple industrii, printre care: servicii financiare, IT & software, producție, industria auto, retail & eCommerce, pharma, transport & logistică, energie, construcții și altele.

În ceea ce privește volumul de facturi procesate lunar:
•    44% dintre companii procesează peste 1.000 de facturi
•    16% procesează între 501 și 1.000
•    24% între 100 și 500
•    16% sub 100 de facturi

Analiza arată că firmele cu volume mari de documente sunt mai deschise să investească în soluții avansate de automatizare și integrare ERP, pentru a asigura conformitatea și eficiența proceselor.

În schimb, companiile cu volume mai mici – care procesează sub 500 de facturi lunar – se bazează frecvent pe software de contabilitate de bază sau metode manuale. Deși presiunea pentru digitalizare este mai redusă în aceste cazuri, beneficiile automatizării, precum reducerea erorilor și conformitatea cu reglementările fiscale, rămân relevante.

Concluzii

„Primul an de facturare electronică în România a fost o perioadă intensă de adaptare și învățare pentru companii. e-Factura a reprezentat un moment de cotitură în procesul de digitalizare financiară, iar studiul nostru confirmă acest lucru: organizațiile care au investit în soluții automatizate au câștigat timp, acuratețe și eficiență operațională”, a declarat Bogdan Năforniță, CEO & Co-Founder Profluo.

Studiul evidențiază clar avantajul competitiv al companiilor digitalizate. Deși procesul de implementare a fost dificil pentru o parte dintre organizații, beneficii precum reducerea erorilor și accelerarea procesării sunt deja vizibile. Automatizarea s-a dovedit a fi nu doar utilă, ci esențială pentru adaptarea la noile cerințe fiscale.

„Profluo a fost alături de zeci de companii în tranziția către e-Factura, ajutându-le să transforme o obligație birocratică într-un avantaj competitiv. Credem că următorul pas firesc pentru organizații este automatizarea completă a proceselor financiare”, a mai adăugat Bogdan Năforniță.

Ce așteaptă companiile de la autoritățile fiscale

Având în vedere amploarea transformării aduse de facturarea electronică, instituțiile publice care coordonează astfel de inițiative trebuie să respecte standarde ridicate de guvernanță și comunicare.

Conform studiului, mediul de afaceri are următoarele așteptări din partea autorităților fiscale:
1.    Claritate – definirea clară a obiectivelor, a domeniului de aplicare și a termenelor, cu mult timp înainte de implementare
2.    Pregătire tehnică – alocarea unui interval suficient pentru testare și implicarea timpurie a părților interesate
3.    Transparență – raportarea periodică a progresului și evaluarea rezultatelor în raport cu obiectivele comunicate
Studiul oferă un reper important pentru următoarele etape ale digitalizării fiscale în România și poate ghida atât companiile, cât și autoritățile în pregătirea pentru viitoarele obligații ViDA la nivel european.