Câteva zile până la termenul limită de depunere a situațiilor financiare anuale: Atenție la amenzile majorate și la alte consecințe pentru companii

Ultima zi de depunere, fără a risca amenzi, a situațiilor financiare ale anului 2023 pentru firmele care au exercițiul financiar identic cu anul calendaristic este 29 mai 2024. Spre deosebire de anii anteriori, noutatea în 2024 este că amenzile nu mai pot fi plătite la jumătate din valoarea lor, facilitatea fiind eliminată prin Legea nr. 296/2023, și, prin urmare, pot depăși 10.000 lei, o sumă relevantă pentru multe societăți. Însă pe lângă amenzi, consecințele nedepunerii situațiilor financiare sunt multiple, atât operaționale în activitatea companiei, cât și pentru persoanele responsabile, administratorii și nu numai.

Dacă ne referim la amenzi, acestea pot ajunge până la 4.500 lei pentru depunerea cu întârziere sau până la 5.000 lei dacă nu sunt deloc depuse. Trebuie menționat că, împreună cu situațiile financiare, se depun și alte rapoarte, iar amenzile în cazul acestora ajung până la 5.000 lei, iar cele pentru nerespectarea prevederilor referitoare la întocmirea declarației privind asumarea răspunderii pentru întocmirea situațiilor financiare anuale de către administrator (sau a altei persoane cu atribuții similare) sunt de până la 10.000 lei.

Prin urmare, amenzile ce pot fi aplicate în legătură cu situațiile financiare și documentele conexe pot depăși  suma de 10.000 lei. Contravenţiile menționate anterior și amenzile aferente sunt prevăzute la art. 41, respectiv art. 42 din Legea contabilităţii nr. 82/1991.

Este important de menționat și că prezentarea de situații financiare care conțin date eronate sau necorelate, inclusiv cu privire la identificarea persoanei raportoare, este amendată contravențional cu sume cuprinse între 200 și 1.000 de lei. De asemenea, nerespectarea obligativității cu privire la auditarea situațiilor financiare și organizarea auditului intern poate duce la amenzi de până la 40.000 lei și respectiv 100.000 lei.

Alte consecințe importante

Însă nu doar amenzile pot avea impact negativ asupra activității unei firme în cazul nedepunerii situațiilor financiare și a rapoartelor însoțitoare, în termenele legale. Consecințele sunt multiple, de exemplu:
●    îngreunarea accesului la credite bancare;
●    îngreunarea achiziționării unor bunuri in leasing;
●    potențiale complicații în desfășurarea unui control fiscal;
●    îngreunarea obținerii unui certificat fiscal;
●    potențial impact negativ în activitatea operațională în cazul participării la licitații.

Având în vedere faptul că în unele licitații sunt cerute cazierele fiscale ale companiilor participante, înscrierea în aceste caziere a faptelor care constituie contravenţii ar putea avea impact negativ în evaluarea ofertelor depuse. Faptele care sunt înscrise în cazierul fiscal al unei companii sunt menționate în Anexa Hotararii Nr. 1000 din 23 decembrie 2015.

Totusi, în situația în care amenzile sunt achitate, precum și în alte cazuri prevăzute de lege, autoritățile fiscale pot proceda la scoaterea din evidență a faptelor înscrise în cazierul fiscal.

Pentru exercițiul financiar 2023, Ordinul 5394/2023 specifică principalele aspecte legate de întocmirea și depunerea situațiilor financiare anuale și a raportărilor contabile anuale ale operatorilor economici la unitățile teritoriale ale Ministerului Finanțelor.

Cine, ce și unde trebuie sa depună

Potrivit Legii contabilităţii nr. 82/1991, art. 28 (1), societățile comerciale și celelalte  persoanele prevăzute la art. 1 alin. (1) - (4) au obligația să întocmească situaţii financiare anuale.
Situațiile financiare anuale trebuie însoțite de următoarele documente:
●    raportul administratorilor care poate sa includa și o declarație nefinanciară, în funcție de anumite criterii;
●    raportul de audit, daca este cazul
●    raportul comisiei de cenzori, după caz
●    raportul privind plăţile către guverne, dupa caz
●    propunerea de distribuire a profitului sau de acoperire a pierderii contabile
●    o declaraţie scrisă a administratorului, ordonatorului de credite sau a altei persoane care are obligaţia gestionării entităţii respective, prin care își asumă răspunderea pentru întocmirea Situațiilor Financiare anuale.
Referitor la declarația nefinanciară, atât Ordinul 1802/2014, cât și Ordinul 2844/2016 menționează că entitățile care, la data bilanţului, depăşesc criteriul de a avea un număr mediu de 500 de salariaţi în cursul exerciţiului financiar includ în raportul administratorilor o declaraţie nefinanciară care include mai multe detalii menționate de aceste Ordine emise de Ministerul de Finante.

În anumite condiții, entitățile pot întocmi un raport separat care cuprinde informaţiile cerute pentru declaraţia nefinanciară, entitatea respectivă fiind scutită de obligaţia de a întocmi aceasta declaratie.

Potrivit Legii contabilității nr.82/1991, persoanele prevăzute de aceasta depun un exemplar al situațiilor financiare anuale la unitățile teritoriale ale Ministerului Finanțelor Publice.

Depunerea acestora se face prin intermediul portalului pentru acces la servicii de guvernare electronică - www.e-guvernare.ro.

Persoane responsabile

Răspunderea pentru întocmirea situațiilor financiare și depunerea lor este a administratorului sau a ordonatorului de credite sau a altei persoane care are obligaţia gestionării entităţii respective iar acesta emite o declarație scrisă și confirmă faptul că:
●    politicile contabile utilizate la întocmirea Situațiilor Financiare anuale sunt în conformitate cu reglementările contabile aplicabile;
●    situaţiile financiare anuale oferă o imagine fidelă a poziției financiare, performanței financiare şi a celorlalte informaţii referitoare la activitatea desfăşurată;
●    persoana juridică îşi desfăşoară activitatea în condiţii de continuitate.

Totuși, amenzile din legea contabilității se suportă de persoanele vinovate, deci nu doar de administrator  sau persoanele cu atribuții similare și, de aceea, este critic ca toate persoanele implicate în procesele operaționale și financiare să execute sarcinile cu responsabilitate, în conformitate cu cerințele legale.

Concluzie

Întocmirea situațiilor financiare devine din ce în ce mai provocatoare ținând cont de complexitatea crescută a conformării financiar-contabile și fiscale. De aceea, în contextul digitalizării și al transformărilor generate de utilizarea tehnologiilor avansate, pentru a putea gestiona eficient și efectiv toate procesele interne ale unei companii directorii acestora apelează la diverse strategii.

Însă nu doar minimizarea riscurilor legate de conformare este pe agenda directorilor, ci si obținerea de informații valoroase din procesele de conformare, informații care sa ajute top managementul  să ia deciziile potrivite, aliniate cu obiectivele de dezvoltare ale companiilor. Astfel, o soluție pentru a rezolva aceste obiective este conectarea tuturor proceselor de conformare în trei pași: utilizând diverse platforme digitale; desemnând o persoana responsabilă pentru conformitate și  dezvoltând rapoarte cu indicatori semnificativi.