Inventarul și cuantificarea pierderilor asociate crizei COVID-19. Ce trebuie avut în vedere în pregătirea cererilor de despăgubiri și daune

După aproape două luni de lockdown, majoritatea statelor au anunțat relaxarea restricțiilor și reluarea treptată a activităților sociale și economice. Criza generată de pandemia de coronavirus a generat și va continua să genereze pierderi imense organizațiilor care au trebuit să-și restrângă sau să-și sisteze activitatea. Printre cele mai afectate companii sunt cele din domeniile HoReCa, transporturi de persoane, construcții și imobiliare, comerț tradițional nealimentar, fashion. Reducerea cererii și a încasărilor, sincopele la nivelul lanţului logistic, anulările și întârzierile de comenzi, prelungirea duratelor de execuţie şi a termenelor de plată, costurile suplimentare sunt doar câteva din motivele care vor sta la baza cererilor de despăgubiri și daune.

În aceste condiții, toate companiile afectate pot să aibă în vedere mecanisme de recuperare a pierderilor suferite, iar în același timp trebuie să considere potențiale solicitări de pierderi care li se vor adresa, rezultând în presiuni mari pe finanțele firmelor, asigurătorilor, dar și ale statului.

Mai exact, solicitările pot fi făcute de la parteneri de afaceri, în cadrul polițelor de asigurare, de la guverne ca urmare a decretelor și / sau măsurilor luate sau în cadrul tratatelor bilaterale de investiții.

Din punct de vedere al mecanismelor care vizează recuperarea pierderilor, fie ele pierderi efective (damnum emergens) sau beneficiii nerealizate (lucrum cessans), există în general obligația părții vătămate de a demonstra pierderile suferite – mai exact, apariția/existența și cuantumul pierderilor, precum și legătura de cauzalitate dintre pierdere și evenimentul care a generat pierderea sau încălcarea de obligații (de exemplu, ce pierderi au fost cauzate ca urmare a măsurilor guvernamentale, în cazul solicitărilor de despăgubiri de la guvern). De asemenea, partea vătămată va trebui să demonstreze că a întreprins măsuri rezonabile pentru diminuarea pierderilor suferite și să arate dacă aceste pierderi au fost compensate integral sau parțial prin alte modalități.

La acest moment, lichiditatea și gestionarea fluxurilor de numerar este cea mai mare problemă a companiilor, însă ele trebuie să aibă în vedere pregătirea din timp a etapei de remediere, să strângă dovezi în legătură cu potențialele pierderi, deoarece ulterior, poate fi dificilă, dacă nu imposibilă, reconstituirea și identificarea tuturor informațiilor relevante.

5 pași pentru cuantificarea pierderilor

Mecanismele legale ar putea fi neclare la acest moment, însă este important de știut care sunt pașii care trebuie urmați pentru cuantificarea și susținerea economică a pierderilor. Procesul de cuantificare a pierderilor este similar, indiferent de tipologia lor, și trebuie inițiat din timp:

1. Analiza contractelor care pot conduce la solicitări de recuperări de pierderi efective sau de beneficii nerealizate, sau pot da naștere unei obligații de a compensa un partener contractual. De asemenea, este important să se examineze clauzele contractelor care fac referire la situații de genul celei curente și care ar putea conduce la limitarea sau anularea dreptului la despăgubiri.

2. Identificarea documentelor necesare pentru sustinerea pierderilor, precum și a termenelor de depunere a cererii/cererilor de recuperare de pierderi/cererii de despăgubire, inclusiv a documentației aferente. Dacă nu este clar ce informații sunt necesare, aceste aspecte trebuie discutate cu compania de asigurări sau brokerul de asigurări, dacă este cazul, și cu un consilier juridic.

3. Definirea unor procese interne care să asigure stocarea într-un loc sigur a informațiilor necesare. Este mai prudent să existe mai multe date, decat sa lipseasca documente relevante.

4. Dacă solicitarile de despăgubiri includ beneficiii nerealizate sau pierderi indirecte/derivate, este recomandată contractarea din timp a serviciilor unui expert și consultarea lui cu privire la  documentele necesare pentru determinarea pierderilor/solicitărilor de despăgubiri/daune. Documentele justificative necesare pot varia în funcție de metoda de calcul aplicată, care poate varia de la caz la caz. De asemenea, trebuie luată în considerare perioada pierderilor și dacă exista pierderi permanente care trebuie să fie evaluate.

5. Cererea de despăgubiri/recuperare pierderi trebuie realizată în timp util, în termenii contractuali, termenii specificați în polițe și/sau regulamentul aplicabil. De asemenea, cererea trebuie pregătită cât mai minuțios posibil și este recomandabil să fie făcută împreună cu consilierii juridici.

Studiu de caz - HoReCa

Sectorul HoReCa este unul dintre cele mai afectate de această criză, cifrele de afaceri în acest domeniu fiind așteptate să scadă cu peste 50% în acest an, iar executarea contractelor va fi controversată. În acest context, firmele din domeniu se vor confrunta cu siguranță atât cu cereri de despăgubiri, cât și de solicitari de daune. 

Pentru o mai bună înțelegere prezentăm cazul unei companii care operează un hotel și un restaurant de lux, care vizează în principal clienți străini. Pe lângă oaspeții hotelului, restaurantul hotelului a fost deschis și altor clienți, care reprezentau aproximativ 50% în vânzări. Compania a suferit pierderi financiare semnificative, ca urmare a măsurilor extraordinare impuse după declanșarea COVID-19: hotelul a fost închis și toate rezervările au fost anulate, restaurantul a trebuit închis pentru public, rezultând o scădere a vânzărilor și, în plus, restaurantul a trebuit să arunce sau să doneze o parte din stocul pe care nu-l putea folosi.

Pentru a atenua scăderea vânzărilor, restaurantul a început să ofere clienților săi posibilitatea de a comanda mâncare cu livrare la domiciliu, însă acestea generează doar aproximativ 30% din veniturile de dinainte de criză. Din cauza restrângerii activităților comerciale, compania și-a redus achizițiile de bunuri și servicii, precum și costurile cu forța de muncă, prin disponibilizări și concedii impuse. Revenind la relațiile contractuale, compania are un contract cu furnizorul principal de produse alimentare, iar în acesta este prevăzută o valoare minimă de produse ce trebuie achiziționate lunar, iar în caz contrar, furnizorul are dreptul să solicite plata unei penalități.

Ce documentație trebuie avută în vedere pentru pregătirea solicitărilor de despăgubiri și daune?

În acest caz este foarte importantă documentarea:
●    costului produselor perisabile / expirate care nu mai sunt utilizabile din cauza limitării / închiderii activităților comerciale, inclusiv dovada eliminării / donații;
●    costurilor suplimentare care nu ar fi avut loc dacă nu ar fi fost criza (cerințe sporite de curățenie, necesități de dezinfectare, achiziția de echipamente de protecție);
●    rezervărilor anulate și extraselor bancare care confirmă restituirea depozitelor;
●    penalităților, sancțiunilor, dobânzii pentru întârzieri la plata, inclusiv consecințele nerespectării angajamentelor/obligațiilor bancare (bank covenants);
●    sancțiunilor din partea partenerilor comerciali în legătură cu/cauzate de criză;
●    dobânzilor pentru întârzieri la plata, inclusiv consecințele nerespectării angajamentelor/obligațiilor bancare (bank covenants);
●    planurilor de afaceri și de marketing, bugetelor companiei înainte și după criza, precum și cash-flow-ul companiei înainte, în timpul și după criza ;
●    măsurilor luate în vederea atenuării efectelor crizei, dar și impactul măsurilor statului asupra limitării pierderilor cauzate de criză, etc.