Raportarea electronică SAF-T - ce schimbări sunt necesare în sistemele contabile pentru raportarea activelor?

Raportările în scop financiar-contabil și fiscal devin din ce în ce mai complexe și mai sofisticate. În contextul digitalizării continue și al direcției tot mai evidente înspre tehnologizare, și România a adoptat, în ultimii ani, măsuri pentru modernizarea sistemelor Agenției Naționale de Administrare Fiscală (ANAF), care vizează schimbul de informații în timp real între ANAF și contribuabili. Sunt, însă, sistemele contabile de gestiune utilizate de societăți pregătite pentru acest avans tehnologic? Sau sunt necesare investiții suplimentare atât din partea companiilor de tehnologie, cât și din partea contribuabililor pentru a ține pasul cu toate aceste noi modificări și cerințe legislative?

Introducerea obligației de raportare prin intermediul fișierului standard de control fiscal (Standard Audit File for Tax – SAF-T) reprezintă o astfel de măsură adoptată de autoritățile din România la începutul anului 2022, în prima fază, pentru marii contribuabili. SAF-T a fost conceput pentru a standardiza transferul de informații între autoritățile fiscale și contribuabili și, dincolo de declararea lunară a obligațiilor fiscale, presupune și raportarea anuală detaliată a mijloacelor fixe.

Din experiența de un an și jumătate de la implementarea SAF-T, a reieșit faptul că, de cele mai multe ori, informațiile solicitate de autorități nu sunt ușor de extras din sistemele contabile actuale și, de regulă, sunt necesare ajustări sau module suplimentare care implică resurse financiare și timp.

Prin această raportare privind activele, contribuabilii trebuie să ofere o imagine completă și precisă a mijloacelor fixe deținute, astfel încât autoritățile fiscale să poată realiza o verificare eficientă a conformității fiscale. Aceasta implică detalierea valorii, a categoriilor, dar și a mișcărilor activelor, precum procesele de achiziție, amortizare sau vânzare.

Termenul de raportare

Raportarea mijloacelor fixe se efectuează anual, până la data depunerii situațiilor financiare.

Cerințe legale vs. aspecte practice

Modulul de active din raportarea SAF-T cuprinde două subsecțiuni. Subsecțiunea de active reprezintă, de fapt, o transcriere a imaginii registrului de mijloace fixe existente la nivelul unei societăți, în perioada de raportare. Printre informațiile solicitate spre raportare se numără denumirea, valoarea de intrare, amortizarea în an sau durata de amortizare, pentru fiecare activ în parte. Este important de menționat că, prin intermediul declarației 406, se solicită aceste informații contabile referitoare la active, iar, din punct de vedere fiscal, există obligația raportării codului de clasificare a activului din „Catalogul privind clasificarea și duratele normale de funcționare a mijloacelor fixe”, conform HG 2139/2004.

În plus, această subsecțiune cuprinde și o serie de detalii specifice, cum ar fi numărul de inventar al activului (reprezentând o cheie unică de identificare), adițiile, modernizările, precum și transferurile dintr-o gestiune în alta sau dintr-un cont contabil în altul.

Însă, dacă o parte dintre informații se regăsesc în sistemele contabile ale societăților și pot fi extrase cu ușurință, pentru altele, sunt necesare diferite ajustări manuale ale fișierelor sursă sau pregătirea manuală a unor fișiere complementare. De exemplu, informația referitoare la codul de clasificare fiscală a activului se regăsește în legislația națională și nu poate fi extrasă automat din sistemul contabil, astfel că acest element trebuie adăugat ulterior în raportare. Faptul că aceste fișiere necesită o ajustare manuală consumă timp și poate genera erori în raportarea SAF-T dacă informațiile sunt incomplete sau lipsesc.

 Prin subsecțiunea de tranzacții cu active trebuie raportate, printre altele, informații referitoare la identificarea unică a tranzacției, numărul notei contabile generate de mișcarea raportată, numărul unic de identificare a activului, precum și informații valorice privind activele (de exemplu, valoarea netă contabilă).
Informațiile din această subsecțiune se raportează, de regulă, pe baza registrului jurnal. Cu toate acestea, nu sunt puține cazurile în care acest fișier contabil cuprinde doar parțial informațiile solicitate sau acestea sunt evidențiate doar la nivel de clasă de active. Un exemplu în acest sens este amortizarea, aceasta fiind de regulă prezentată în registrul jurnal la nivel de clasă de active, și nu individual, pe activ, conform cerinței legale. De asemenea, achizițiile pot fi evidențiate la nivel de factură, or, dacă pe o factură au fost achiziționate mai multe active de același fel (de exemplu, zece laptopuri), este imposibilă raportarea achiziției pe fiecare activ, așa cum solicită ANAF.

În plus, în cazul valorilor nete contabile sau al câștigurilor/pierderilor rezultate din vânzare sau reevaluare, după consultarea surselor interne, alături de registrul jurnal, poate fi necesară și apelarea la alte modalități pentru obținerea informațiilor, cum ar fi calculele suplimentare sau extragerea informațiilor din diverse alte surse – registre de vânzări sau rapoarte de reevaluare, ceea ce îngreunează procesul de raportare.
Astfel, contribuabilii trebuie să fie conștienți de importanța raportării corecte și complete a informațiilor solicitate prin intermediul SAF-T, mai ales în cazul raportării activelor, având în vedere faptul că aceste informații sunt colectate din mai multe surse, iar unele reprezintă rezultatul unor operațiuni manuale.
În concluzie, implementarea SAF-T privind activele poate fi o sarcină complexă și solicitantă, necesitând eforturi considerabile din partea contribuabililor pentru a asigura respectarea cerințelor. De asemenea, sistemele contabile trebuie să ofere posibilitatea extragerii informațiilor solicitate de autorități fără a presupune operațiuni manuale, ce pot genera erori și, implicit, pot conduce la o raportare incorectă.