Sunteți pregătiți pentru controalele autorităților de reglementare? Câteva recomandări pentru a răspunde adecvat acestor evenimente

Conformitatea cu reglementările se referă la respectarea legilor și reglementărilor impuse companiilor  de guvern și autoritățile de reglementare pentru o bună funcționare a industriilor în care activează, pentru a reduce expunerea la risc în sectoarele vitale pentru economie, reducerea corupției, fraudelor și practicilor neconcurențiale. Companiile trebuie să identifice toate legile și reglementările aplicabile care le afectează afacerea și să recunoască, să evalueze și să atenueze orice risc privind neconformitatea, pentru a minimiza un potențial prejudiciu financiar, dar și reputațional.

De altfel, potrivit celui mai recent raport CEO Survey, 68% dintre directorii generali din România spun că reglementările guvernamentale sunt unul dintre principalii factori care influențează modul în care companiile din România generează valoare și care impun transformarea acestora pentru a rămâne viabile și peste zece ani.

Ce implică o investigație de reglementare și cum trebuie să se pregătească organizațiile?

O investigație de reglementare este o anchetă oficială efectuată de o instituție  a statului sau de un organism de reglementare pentru a examina eventualele încălcări ale legilor sau regulilor de către companii sau anumite sectoare. Investigațiile pot fi declanșate de diverse evenimente, inclusiv autodenunțuri, plângeri din partea consumatorilor sau a concurenților, nereguli în raportarea financiară, rapoarte ale avertizorilor de integritate sau pur și simplu în cadrul unor activități obișnuite de monitorizare și supraveghere ale autorităților de reglementare.

Ca răspuns la nerespectarea normelor, autoritățile de reglementare utilizează o serie de măsuri adaptate la gravitatea și natura încălcărilor constatate. În cazul încălcărilor minore, autoritățile de reglementare pot emite avertismente, pot oferi îndrumări pentru remediere sau pot aplica amenzi, dar pot ajunge și la măsuri drastice precum suspendarea sau retragerea autorizațiilor de funcționare. Răspunsul unei autorități de reglementare va reflecta circumstanțele specifice legate de neconformitate, dar va fi influențat și de modul în care compania investigată este transparentă și cooperează pe parcursul procesului.

În cazul în care o companie se confruntă sau anticipează o investigație de reglementare, modul în care răspunde și participă pe durata investigației este crucial pentru a asigura un proces echitabil și transparent și pentru a minimiza pierderile comerciale și reputaționale. Există câteva recomandări importante ce pot fi considerate de companii aflate în aceasta situație.

Înțelegerea scopului și contextului investigației cu focus pe înțelegerea priorităților, autorităților de reglementare și dacă aceasta investigație este răspândită la nivelul întregii industrii din care face parte compania.

Identificarea, păstrarea și documentarea informațiilor relevante care pot avea legătură cu ancheta. Acestea includ e-mailuri, contracte, înregistrări financiare, due diligence și orice alte informații pertinente.

Stabilirea un protocol de comunicare internă și păstrarea unei evidențe clare a informațiilor care au fost furnizate.

Înființarea unei echipe dedicate care să se ocupe de procesul de investigare și să aiba grijă de personalul implicat în anchetă. Componența echipei ar trebui să aibă competențe care să ajute în natura investigației și în aspectele de reglementare specifice implicate. Trebuie luat în considerare angajarea unei expertize independente în domeniu, cum ar fi consultanți de tip forensic și avocați cu expertiză relevantă.

Efectuarea unei investigații interne, deoarece aceasta poate contribui la identificarea timpurie a problemelor; înțelegerea amplorii problemei; conservarea probelor; reducerea riscurilor juridice, financiare și de reputație; comunicarea cu autoritățile de reglementare; prevenirea repetării evenimentelor; luarea deciziilor strategice; și încrederea angajaților și a părților interesate.

Elaborarea unei strategii de colaborare cu autoritatea de reglementare într-un mod transparent și profesionist și o pregătire temeinică pentru interviuri și controalele la sediu. Cereți sfatul avocaților înainte de a furniza orice informații unei autorități de reglementare sau de a accepta să participați la interviuri.

Gestionarea cu atenție a comunicării externe și informarea permanentă a auditorului despre evoluția investigației. De considerat stabilirea unui plan de comunicare pentru a adresa solicitări de la investitori, clienti sau media.

Implementarea promptă a acțiunilor corective în cazul în care investigația dezvăluie zone în care trebuie îmbunătățită conformitatea. Analizarea împreună cu consilierul juridic toate constatările autorității de reglementare și analizați pașii următori, inclusiv eventualele căi de atac sau obiecții la o decizie negativă.

Monitorizarea continua a conformității pentru a evita viitoare probleme similare în viitor. De avut în vedere sesiuni de instruire a angajatilor si revizuirea setului de controale interne.

Disponibilitatea datelor și utilizarea tehnologiei în toate aspectele unei organizații fac din detectarea și corectarea în timp real a încălcărilor conformității cea mai bună soluție.

Organizațiile mari care operează în mai multe state, în special, se confruntă cu o provocare constantă în ceea ce privește respectarea cerințelor complexe de reglementare - ceea ce conduce la o abordare reactivă.

Ce a însemnat anul 2023 în termeni de controale și sancțiuni din partea autorităților de reglementare din România?

Rapoartele a patru instituții de reglementare analizate de PwC, respectiv Banca Națională a României (BNR), Autoritatea de Supraveghere Financiară (ASF), Consiliul Concurenței și Direcția de Investigare a Infracțiunilor de Criminalitate Organizată și Terorism (DIICOT), arată derularea de acțiuni de control și monitorizare din care au rezultat sancțiuni importante.

Spre exemplu, BNR a desfășurat 39 de acțiuni de supraveghere la nivelul instituțiilor de credit și sucursalelor din România ale instituțiilor de credit străine, instituțiilor financiare nebancare, instituțiilor de plată și instituțiilor emitente de monedă electronică, pentru identificarea unor aspecte de risc, neconforme cadrului de reglementare în domeniul prevenirii spălării banilor și a finanțării terorismului și celui în vigoare în materia implementării sancțiunilor internaționale. Au fost dispuse un număr de 22 de ordine de măsuri pentru remedierea deficiențelor și au fost constatate și aplicate 17 sancțiuni administrative, dintre care 7 avertismente și 9 amenzi, în valoare de 500 000 lei, iar o instituție financiară nebancară a fost radiată din cauza nerespectării cerințelor legislative în materie prudențială.

ASF a aplicat în total 265 de sancțiuni și măsuri administrative organizațiilor de pe piața asigurărilor și reasigurărilor, pensii private și sectorul instrumentelor și investițiilor financiare, din care 115 amenzi contravenționale cu o valoare de 3,58 milioane lei și trei retrageri de autorizații de funcționare.

În ceea ce privește Consiliul Concurenței, în 2023, autoritatea a declanșat 24 de investigații privind posibile încălcări ale Legii concurenței, cele mai multe din ultimii 12 ani, în domenii precum distribuția energiei electrice, piața serviciilor bancare de creditare pentru persoanele fizice, producerea și/sau comercializarea uleiului de floarea soarelui, zahărului și untului, piața pieselor auto sau piața lucrărilor de întreținere a drumurilor naționale și autostrăzi. De asemenea, autoritatea de concurență a finalizat 14 investigații în urma cărora a aplicat amenzi în valoare totală de 160 milioane lei (32,1 milioane euro), din care 77% reprezintă sancțiuni aplicate pentru înțelegeri între companii.

DIICOT a raportat o creștere de aproximativ 24% a cazurilor noi de urmărire penală înregistrate în 2023 față de 2022.