Time is Money | O zi din viața unui avocat care folosește tehnologia. Strategie, adaptare, performanță, obținute ușor cu instrumentele Legal-Tech

Trebuie s-o recunoaștem cinstit: lucrurile se schimbă rapid în jurul nostru, cu o viteză și în moduri pe care le-am fi dorit fie mai previzibile, fie mai ușor de controlat.Ne adaptăm permanent la realitate, reacționăm la noul prezent și dezvoltăm strategii pentru a estima cât mai bine viitoarele schimbări. Și, în tot acest proces, ne agățăm de ancore cât mai stabile și concrete, iar una dintre ele este tehnologia disponibilă ca unealtă de facilitare a strategiei, a comunicării și a productivității.

Tehnologia disponibilă astăzi ne poate ajuta mult și ne poate ușura munca prin gestionarea unor activități specifice, astfel încât noi să ne ocupăm de lucruri importante. Deși disponibile la scară largă, de multe ori ne lipsește disciplina și înțelegerea completă a impactului pe care instrumentele tehnologice le pot avea în viața noastră profesională.

În avocatură, ne bazăm foarte mult pe relaționarea interumană, pe intuiție și pe experiență. În același timp, majoritatea avem mail-uri, calendare, conturi în rețele de socializare, dar uităm adesea că o sincronizare a calendarelor, o întâlnire virtuală cu funcționalități multiple sau un program de gestionare a timpului profesional poate schimba semnificativ performanța profesională și a business-ului nostru. Ba mai mult: nici măcar nu trebuie să fiu expert IT pentru asta, ci doar un avocat inteligent și intuitiv. De exemplu.

Fie ca ajung la birou sau lucrez remote, în general orice zi de lucru începe cu stabilirea agendei de lucru și cu setarea priorităților. Oricine poate dispune acum de un calendar în format electronic, accesibil pe calculator sau în telefon, iar odată intrată în uz utilizarea sa, gestionarea timpului pe parcursul zilei va deveni mai eficientă: în plus față de un calendar pe care-l completăm de mână în agendă, implementarea unor soluții informatice poate automatiza majoritatea acestor activități. De exemplu, putem include toate termenele de instanță – personale și ale colegilor, sincronizate automat. Dar nu doar atât: prin implementarea unei aplicații de tip CRM/ project management, putem include detalii precum zilele de naștere ale clienților noștri, mementouri pentru lead-uri sau diferite task-uri. Astfel, putem urmări facil în aplicația de task management ce sarcini sunt realizate sau depășite, precum și încărcarea generală a membrilor echipei. Un produs ce poate fi util in acest sens este KeyVisionPRO, cu modulele de Timesheet & Billing, Litigii si CRM.


Dacă înainte de pandemie multe dintre întâlniri erau față în față sau presupuneau deplasări, acum suntem forțați de împrejurări să apelăm la variante virtuale. Imaginează-ți următorul scenariu: faci o  teleconferință rapidă pe Zoom, în care participați tu, de acasă, un coleg care este la termen în Cluj, un potențial client din UK și reprezentantul din România. Totul este online, nu necesită deplasări sau alte costuri, iar cu ajutorul tehnologiei poți să înregistrezi, poți să folosești un whiteboard pentru scheme, poți să prezinți și să editați împreună un document, să îți partajezi ecranul sau o anumită aplicație, etc. Sunt multe soluții dezvoltate și funcționale deja pe piață, între care cele mai populare în acest moment sunt Skype (gratuit), Google Meet (ai nevoie de un cont de Google), Microsoft Teams (ai nevoie de un cont de Office 365), Zoom (varianta gratuită limitata la meeting-uri de maximum 40 minute), Webex sau GoToMeeting. Foarte important este să ai lângă tine o cafea bună și caldă, care să adauge savoare și inspirație discuției și argumentelor.


Potențialul client din UK confirmă demararea proiectului și încheierea contractului de asistență juridică. Ai varianta sa cauti prin modelele vechi de contracte incheiate cu alti clienti si sa pornesti de la unul dintre aceste modele. Pentru a eficientiza insa redactarea  poti utiliza o solutie de automatizare a documentelor in care ai template-uri si modele de clauze. Poti folosi template-ul cu fee global sau pe cel cu fee orar, template-ul in engleza sau cel in romana; daca avem un template doar in limba romana, putem traduce automat contractul in engleza. Solutii gen KoalaDocs ne pot ajuta cu toti acesti pasi. Pentru o varianta mai simpla, putem sa folosim functionalitatea Genereaza document din template din modulul de Timesheet & Billing al KeyVision, care genereaza automat contractul pe baza datelor deja existente in sistem sau pe baza de formulare.


Negocierea termenilor contractuali este facilă și eficientă și în mediul virtual: trimitem contractul de asistență juridică pe e-mail, se întoarce cu modificări, negociem din nou la un telefon sau printr-o altă teleconferință și ajungem la varianta finală, agreată de ambele părți. Tehnologia ne poate ajuta să renunțăm la varianta tipărită a contractului, trimisă prin curier, și să folosim semnătura electronică. Există și opțiunea de a utiliza pentru negocierea si semnarea contractului o aplicație de contractare online, gen DealSign sau ContractBook, care permite acceptarea, respingerea sau modificarea clauzelor în timp real și care include facilitați de semnătură electronică calificată.

Sigur, tehnologia este foarte importantă și utilă, dar o pauză pentru deconectarea de mediul virtual și reconectarea cu sine este întotdeauna binevenită. Momentul prânzului este ideal pentru reevaluarea priorităților, stabilirea unor direcții de acțiune și a pașilor și uneltelor necesare pentru implementarea lor. Mai mult, compania colegilor sau a unui prieten și chiar a unui desert delicios reprezintă întotdeauna o bună sursă de inspirație și de energie.

Clientul din UK trimite contractul de asistenta juridica semnat si documentele necesare pentru proiect. Odată ce am primit de la client documentele, primul pas este să le salvăm în sistemul propriu de document management. Un asemenea sistem permite clasificarea după tipul document, client, deal sau practică, pentru o regăsire ulterioară cât mai rapidă și facilă. În varianta în care documentele sunt livrate în format fizic, acestea pot fi scanate și chiar transformate în text editabil, folosind tehnologia OCR (pe care unele sisteme de management al documentelor o includ implicit). De exemplu, M-Files iti asigura toate aceste functionalitati, plus multe altele (trasabilitate completă a documentelor, salvarea versiunilor de documente, istoric de acces și activitate, opțiuni pentru acces limitat și securizat, eDiscovery, Hub de Content Management pentru toate locatiile in care stochezi documente, clasificare automata bazata pe AI, samd).

Odată urcate în sistemul de management documente, toți cei implicați în dosar au acces la ele, de pe desktop, din browser sau din telefon. Astfel, colegul avocat din Cluj poate începe imediat redactarea cererii de chemare in judecata.

Redactarea standard presupune lucrul in Word. Exista însă pe piață multiple tehnologii care ne pot ajuta să redactăm mai repede și mai eficient.

În primul rând, există soluții bazate pe template-uri - nu pornim de la un document gol, ci de la un template de cerere de chemare in judecata. Poți să completezi acum datele firmei automat, prin interfațare cu Ministerul Finanțelor. Există pe piata inclusiv soluții care pot genera documentul într-un mod dinamic, în funcție de input-ul utilizatorului, ca de exemplu KoalaDocs - se dorește o cerere de suspendare, invocarea unor principii de drept, invocarea unei jurisprudente etc. De asemenea, putem folosi o bază de date sau modele de clauze și argumentări, pe care le putem insera direct în document.

In plus, Google Docs sau Office 365 permit acum redactarea online, în paralel și în același timp, pentru mai mulți avocați. Astfel, tu poți să lucrezi la un capat de cerere, în timp ce colegul tău se ocupă de un alt capat de cerere. Poți inclusiv să permiți accesul clientului, pentru ca acesta sa completeze informațiile tehnice.

Cererea finalizată anterior este semnată electronic și trimisă către instanță, împreună cu alte 200 de pagini de documente anexate. Cu semnătura electronică, totul este mult mai simplu acum, fără stres și fără sute de pagini tipărite și ștampilate. În plus, avem posibilitatea să plătim online taxa de timbru, prin noul sistem pus la dispoziție de către Digital Just Tax.


Noutățile din instanță sunt transmise pe e-mail și telefon, prin notificări automate pentru dosarele noastre - termene noi, soluția de la termenul de ieri sau faptul că s-au deschis noi dosare pentru clienții noștri. Totul este automat, iar noile termene apar deja în calendarul virtual de care aminteam la început. Fara sa irosim timp pentru verificarea portalului o data la 5 minute. Putem sa folosim insa acest timp pentru a verifica noutatile online sau pentru a posta despre succesul obtinut in dosar pe Facebook sau Linkedin.
In aceasta zona ne poate ajuta rapid KeyVisionPRO, cu mecanismul lui de interfatare cu ECRIS, ICCJ sau Buletinul Insolventei.



Toți avocații care au lucrat pe proiect își completează timpii de lucru într-un sistem online, fapt care ne permite să știm exact cât s-a lucrat și cât avem de facturat. De exemplu, daca am negociat cu clientul un onorariu orar, per senioritate, un sistem de urmărire a timpilor calculează automat cât avem de facturat și dacă ne-am încadrat sau nu în bugetul propus initial. În plus, putem revizui facil, online, timpii respectivi, putem să corectăm unde este cazul și să emitem factura. KeyVisionPRO iti ofera toate aceste functionalitati la un click distanta. In plus, poti vedea rapid cine nu si-a introdus timpii, cat s-a lucrat sau facturat pe un dosar si ce incarcare au avocatii.
Ulterior, poti trimite factura direct pe e-mail clientului, iar acesta o poate plăti online, cu cardul sau din aplicația bancară.

Avocatura este o profesie de suflet. In acelasi timp insa, time is money. Iar tot ce se lucrează și se înregistrează în sistemul propriu constituie baza facturilor către clienți. În plus, aplicațiile care permit și emiterea facturilor pe baza timpilor înregistrați ne pot arăta mult mai multe informații. De exemplu, putem avea o evidență precisă a restanțierilor, pe care-i putem contacta și  nota idei din conversație sau promisiuni de plată direct în facturi. În plus, unele aplicații ne pot arăta foarte detaliat veniturile per client, proiect sau avocat, precum și rata de recuperare a efortului sau profitabilitatea. Putem identifica astfel proiectele care, cu toate că implică eforturi semnificative și se facturează mult, nu sunt profitabile și, mai mult, să identificăm și cauzele pentru această situație: poate fi performanța unui membru al echipei, o stabilire eronată a priorităților sau faptul că se reduc excesiv orele facturabile în procesul de revizuire.

KeyVisionPRO oferă toate aceste funcționalități și, mai important, o vedere de ansamblu asupra business-ului. Există, de exemplu, inclusiv posibilitatea de a stabili și urmări un buget lunar sau o analiză de performanță a clientului sau a avocatului, pentru o imagine cât mai corectă și comprehensivă a performanței financiare. În final, fiecare alegere zilnică devine un pas către certitudinea că deciziile noastre de azi conturează viitorul afacerii noastre, iar ritmul în care adoptăm și gestionăm tendințele tehnologice va dicta performanța noastră profesională și personală.

”Cea mai mare risipă a vieții este amânarea: ne lipsește de fiecare zi, ne răpește prezentul, promițându-ne ceva în viitor”, spunea Seneca. Adoptată din timp, înțeleasă și utilizată corect, tehnologia înseamnă o gestionare eficientă și adecvată a timpului și a cerințelor de business, tocmai pentru ca, la finalul zilei, să ne putem bucura de umanitatea din noi și de o construcție cât mai previzibilă și sustenabilă a viitorului.