Digitalizarea este noul standard de piață pentru firmele de avocatură | George Bărcun, General Manager SoftVenture: Am observat la nivel internațional o intensificare a procesului de digitalizare a firmelor de avocatură și o agilitate ridicată a jucătorilor din piață. Transformarea digitală nu mai este doar un avantaj competitiv

Digitalizarea firmelor de avocatură a fost unul dintre subiectele cele mai des abordate de specialiștii legal tech în ultimii ani.De cele mai multe ori, îndemnul de digitalizare se lovea de o rezistență la schimbare – firmele și avocații nu voiau să schimbe ceva ce merge cu ceva ce ar putea merge mai bine și spuneau că vor face asta în viitor.Doar că, odată cu pandemia de COVID-19, viitorul a devenit acum, iar tehnologizarea a devenit necesară și obligatorie pentru a rezista și chiar exista. Distanțarea socială și munca remote au devenit provocările la care firmele au trebuit să se adapteze rapid și, iar după două luni, digitalizarea totală a business-ului nu mai este un avantaj competitiv, ci un standard de piață. Iar specialiștii spun că după ce pandemia se va încheia, va trebui să fim pregătiți pentru o altfel de lume, în care oferta de servicii juridice moderne va trebui să fie adaptată secolului 21.

Cei mai cunoscuți specialiști în legal tech din lume atenționează asupra faptului că adaptarea la procesul de transformare digitală nu este un proces care începe acum și se va încheia imediat după ce pandemia va fi trecut, ci va însemna o permanentă adaptare la noile condiții și va necesita un plus de atenție și agilitate din partea firmelor de avocatură.

Dar care sunt principalele direcții și sfaturi oferite de specialiști în domeniul legal technology precum Jordan Furlong sau Richard Susskind? Iată câteva dintre acestea:

Folosește tehnologia pentru a-ți ușura sau automatiza task-urile simple

În această perioadă ar fi potrivit să stabilești care sunt procesele pe care le poți automatiza și ce instrumente de standardizare și automatizare a proceselor pot fi aplicate în firma ta. Odată identificate aceste procese – de exemplu managementul taskurilor, timpilor, facturarea sau crearea de contracte și alte tipuri de documente ce pot fi automatizate - poți începe să cauți soluțiile potrivite pentru nevoile firmei tale. Fie că alegi soluții individuale, fie că optezi pentru soluții complete, care să îți ofere o automatizare integrată a proceselor și rapoarte care să îți arate unde sunt probleme, piața de legal tech te poate ajuta cu multe astfel de soluții. Desigur, soluțiile integrate, care sunt deja folosite și recomandate de marile firme de avocatură și oferite de firme de legal tech cu experiență, sunt indicate pentru o adoptare facilă și cu mai puține provocări.

De la întâlniri face-to-face la ședințe și întâlniri online și pentru viitor

Ultimele două luni au însemnat mutarea echipelor de angajați acasă, distanțare socială și nevoia de adaptare la aceste fenomene. Instrumentele online de tipul celor de organizare de ședințe și întâlniri online (Skype, Zoom, Google Meet) au devenit brusc principalul ajutor al avocaților care lucrează de acasă. Acestea au adus însă și un fenomen pe care specialiștii îl numesc ”Zoom fatigue”, care se traduce prin o saturație la care unele persoane au ajuns legat de aceste instrumente prin care își desfășoară întâlnirile online.

Dar procesul de digitalizare a firmelor de avocatură și pregătire pentru viitor va însemna și adaptarea la folosirea intensă a acestor instrumente, mai ales că acum și multe dintre instanțele au început procesul de adoptare a acestor tool-uri pentru desfășurarea ședințelor de judecată, pentru a debloca procesele afectate de distanțarea socială. Iar viitorul (mai ales cel apropiat) ne va aduce cu siguranță și mai multe astfel de soluții, care au început deja să fie adoptate în întreaga lume.

Activitatea în cloud, necesară în procesul de digitalizare a firmelor de avocatură

Cloud-ul este standardul de facto în zilele noastre, din toate punctele de vedere. Întreaga infrastructură este acum virtualizată și stocată în centre de date care-ți oferă up-time de peste 99%, lucru care se traduce prin faptul că dacă un server care îți este dedicat a picat, imediat activitatea acestuia este preluată de un altul. Acest lucru înseamnă că-ți poți accesa întotdeauna și securizat toate datele necesare pentru a-ți putea desfășura activitatea. În această categorie intră atât cele standard, gen email și documente, dar și soluții complementare, de genul DMS (Document Management System), CRM (Customer Relationship Management), chat, video-conferințe, task management etc.

Ce procese se pot digitaliza rapid

Facturarea și încasarea facturilor: Digitalizarea facturării este poate cel mai important pas în procesul de adoptare a tehnologiei. Plecând de la un sistem de pontaje electronic, online, accesibil de oriunde, la urmărirea cheltuielilor aferente dosarelor, până la calculul și emiterea automată a facturilor, un sistem digital de facturare și plată online este indispensabil pentru orice firmă de avocatură.

Digitalizarea presupune trecerea de la Excel sau alte instrumente antice de facturare la o soluție modernă, care să fie accesibilă de oriunde, inclusiv de pe telefon, mai ales în această perioadă în care telefoanele inteligente se transformă în all-in-one tool. Avantajele de utilizare vor fi imediate, iar calculul automat al facturilor va elimina greșelile și omisiunile, care se traduc în rata mai mare de facturare și recuperare a serviciilor prestate. Soluțiile digitale de înregistrare a timpilor și facturare, te vor ajuta să introduci timpi și facturi de oriunde, să urmărești facturile emise și neîncasate și să investești timpul pe care-l pierdeai în procesul de facturare în dezvoltarea unor noi planuri pentru viitorul firmei. Următorul pas pentru reducerea „neîncasatelor” este legat de accesibilitatea plății online, cu card-ul, opțiunile prezente în piață fiind numeroase și rapid de integrat.

Managementul documentelor: Un alt pas foarte important în digitalizarea unei firme de avocatură este legat de implementarea unei soluții de tip DMS (Document Management System), care permite organizarea logică a documentelor și regăsirea rapidă a acestora (în funcție de ce sunt și ce conțin, și nu în funcție de locația în care sunt salvate). La nivel internațional există multe astfel de soluții care pot fi adaptate și la nevoile firmelor de avocatură din România, iar furnizorii de soluții de legal tech pot răspunde întrebărilor legate de alegrea unei astfel de soluții potrivită pentru business-ul tău. 

Automatizarea documentelor: În procesul de digitalizare poți alege să transformi rutina zilnică în timp pe care să-l folosești eficient – de exemplu, în loc să lucrezi 30 de minute pentru a modifica un contract, poți folosi soluții de automatizare a documentelor, ce folosesc de la template-uri de bază, la contracte cu diferite variabile și clauze standardizate, ce pot fi folosite cu doar câteva click-uri.

Ce ne așteaptă și cum folosim tehnologia pentru a ne adapta?

Realitatea este că, în ciuda termenelor și asigurărilor date de autorități, vom avea perioade mai bune și mai rele, de relaxare sau lockdown, estimate a dura între 12 și 18 luni.
Modalitatea în care reacționăm și ne organizăm business-ul în această perioadă va fi definitorie pentru viitorul firmei.

“În această perioadă urmărim cu mare atenție tot ce se întâmplă în domeniul legal tech și cum se adaptează firmele de avocatură din întreaga lume noului context. Am observat la nivel internațional o intensificare a procesului de digitalizare a firmelor de avocatură și o agilitate ridicată a jucătorilor din piață. Toată lumea se adaptează – de la furnizori, la specialiști din departamentele IT din firmele de avocatură, la organizatori de evenimente dedicate industriei de legal. Cu toții caută soluții pentru a trece cu bine peste acest hop și pentru a se pregăti pentru viitor, care nu va exista fără tehnologie și digitalizarea firmei. Și noi ne-am adaptat și pregătit să sprijinim solicitările de digitalizare venite din partea firmelor românești de avocatură și cabinetelor individuale cu soluții care să acopere toate nevoile de digitalizare dintr-o firmă de avocatură pentru că toate semnele arată că transformarea digitală nu mai este doar un avantaj competitiv, ci a devenit noul standard de piață””, a punctat George Bărcun, General Manager SoftVenture.

Facilitatea de tip “work from home” va deveni o normă și este posibil ca multe business-uri să continue să lucreze online, în detrimentul spațiului de birouri (și cu costuri mai mici overall). Poate suna a clișeu, dar acum este momentul ideal pentru digitalizarea firmei tale de avocatură.