Prevenirea fraudei: de la folosirea unei atitudini potrivite de către management până la implementarea unui mecanism de control solid și instruirea angajaților

Identificarea fraudei în stadiile incipiente este posibilă prin observarea semnalelor de alarmă în cadrul mai multor zone din companie. De exemplu, în departamentul de achiziții, printre indicatorii de suspiciune se pot număra creșterile nejustificate ale prețurilor, o potențială relație apropiată cu un furnizor și care nu este de natură comercială, comunicarea cu un furnizor prin intermediul unui singur angajat, împrumuturi nejustificate sau plăți în avans către un furnizor, colaborarea cu furnizori care au vizibilitate și experiență redusă pe piață sau cu cei care sunt dependenți de organizație, sau, desigur, informații primite de la un angajat cu privire la potențiale nereguli sesizate în activitatea unui furnizor. Coroborarea semnalelor de alarmă cu informațiile obținute din discuții organizate în acest sens cu angajații, din verificarea documentelor justificative sau din analiza datelor este esențială pentru descrierea imaginii de ansamblu a unei potențiale scheme frauduloase.

Cum pot companiile să prevină frauda?

Când vorbim despre prevenirea fraudei, este foarte important ca organizațiile să înțeleagă că echipele de management trebuie să aibă o atitudine adecvată față de comportamentele frauduloase. Concret, conducerea organizației ar trebui să aibă un punct de vedere ferm cu privire la fraudă și să comunice clar angajaților că vor da dovadă de toleranță zero față de fraudă în cadrul companiei.

O altă măsură eficientă de descurajare a fraudei este aceea de a avea un mecanism de control solid, prin implementarea unor politici și proceduri adecvate și a unor controale eficiente pentru prevenirea erorilor și a potențialei fraude în cadrul companiei. De asemenea, este important ca o companie să ia în considerare adoptarea unui plan de răspuns la cazuri de fraudă, în eventualitatea în care astfel de evenimente au loc, pentru a putea identifica ce s-a întâmplat, amploarea fraudei și pentru a lua măsuri suplimentare în vederea recuperării pierderilor. În plus, acest plan va contribui la consolidarea politicii companiei de zero toleranță față de fraudă.

Un alt element important al oricărui program antifraudă din cadrul unei companii este instruirea angajaților. Având în vedere că este de preferat ca o organizație să prevină frauda, și nu să gestioneze efectele sale, un sistem robust de instruire internă în domeniul conștientizării acțiunilor frauduloase poate duce la sporirea eficienței în detectarea și prevenirea fraudei.

Luând în considerare modul de lucru dinamic din ultimii ani, care combină munca la distanță și cea de la birou, majoritatea companiilor pot alege acum să aibă un program educațional combinat, folosind atât platforme de eLearning, cât și sesiuni de învățare conduse de instructori. Din momentul în care angajații finalizează programele educaționale antifraudă, probabilitatea organizației de a preveni, identifica sau raporta orice activitate potențial frauduloasă este sporită. Cu toate acestea, este important ca desfășurarea programelor de formare să aibă loc recurent, deoarece un curs de instruire unic se poate dovedi insuficient.

În concluzie, o acțiune frauduloasă poate avea loc în orice moment și poate lua mai multe forme în cadrul organizațiilor care nu au implementat un mecanism de control bine pus la punct. În cazul unor situații nefericite, organizațiile ar trebui să ia în considerare solicitarea asistenței experților în investigarea și prevenirea fraudei pentru a le ghida în eforturile lor de asigurare a conformității și de reducere a riscurilor.