ZRP
Tuca Zbarcea & Asociatii

Transformarea digitală și tranziția verde încurajează implementarea unui mediu informatizat, ”paperless”

19 Mai 2023   |   Cătălina Nacev, Avocat senior, D&B David și Baias și Ecaterina Boca, ESG Manager, PwC România

Procesul de achiziție (procurement) al unei companii poate fi modificat substanțial, prin eliminarea completă a utilizării documentelor pe suport hârtie din fluxurile de negociere și încheiere a contractelor cu partenerii terți, iar documentele financiar-contabile (spre exemplu documentele justificative, care stau la baza înregistrărilor contabile) ar putea fi semnate cu semnătură electronică.

 
 
Transformarea digitală și tranziția verde, către o economie neutră din punct de vedere climatic, sunt strâns legate și, în contextul strategiilor europene și naționale în aceste domenii, preconizăm că pe termen scurt și mediu vor exista multiple schimbări legislative care vor încuraja, printre altele, utilizarea unui mediu informatizat, „paperless” (fără hârtie), și care vor reglementa măsuri concrete pentru companii și autorități. De altfel, implementarea unui mediu informatizat, „paperless”, reprezintă un element concret al strategiei companiilor privind sustenabilitatea, care va face obiectul raportării conform Directivei 2022/2464 în ceea ce privește raportarea privind sustenabilitatea (Directive CSRD).

La nivelul Uniunii Europene, strategia privind piața unică digitală pentru Europa a evoluat în ultimii ani, obiectivele cheie fiind ajustate în funcție de condițiile economice și sociale. Astfel dacă în 2020, cea de-a Doua Strategie Digitală - Conturarea Viitorului Digital al Europei - s-a axat pe trei obiective cheie în domeniul digital: o tehnologie în serviciul cetățenilor, o economie echitabilă și competitivă și o societate deschisă, democratică și durabilă, în 2021, strategia a fost completată de Busola pentru Dimensiunea Digitală 2030 ce stabilește cele patru puncte cardinale ale dimensiunii digitale: o populație cu competențe digitale și profesioniști înalt calificați în domeniul digital, infrastructuri digitale durabile, sigure și performante, transformarea digitală a companiilor și digitalizarea serviciilor publice. În cuprinsul acesteia se precizează în mod expres că adoptarea tehnologiilor digitale este esențială, cu mențiunea că acestea ar trebui să aibă o amprentă de mediu mai redusă, eficiență energetică și să permită o utilizare mai eficientă a resurselor.

La nivel național, în anul 2020, a fost înființată la nivel național Autoritatea pentru Digitalizarea României (ADR), o instituție cu rol în realizarea și coordonarea implementării strategiilor și politicilor publice în domeniul transformării digitale a României. Tendința către digitalizare se poate observa și la nivelul altor autorități naționale, precum Agenția Națională de Administrare Fiscală (ANAF), a cărei strategie pentru 2021-2024 include 18 proiecte semnificative de digitalizare, unele aflate în curs de implementare avansată.

Din perspectiva implementării efective a unui mediu informatizat, paperless, documentele electronice și semnătura electronică reprezintă elemente cheie. La nivelul României, acestea sunt reglementate atât prin Regulamentul UE nr. 910/2014 privind identificarea electronică și serviciile de încredere pentru tranzacțiile electronice pe piața internă -eIDAS, cât și prin Legea nr. 455/2001 privind semnătura electronică. Dacă efectul juridic al unei semnături electronice calificate este expres precizat în eIDAS, aceasta fiind echivalentă unei semnături olografe, în ceea ce privește celelalte două categorii de semnături electronice (avansată și simplă), există în practică numeroase incertitudini cu privire la efectul juridic și implicit la posibilitatea reală concretă, a unei companii de a utiliza astfel de semnături în activitate sa. Deși au existat numeroase proiecte legislative ce au vizat măsuri de punere în aplicare a prevederilor eIDAS și de aliniere a actelor normative naționale cu regulamentul european, la acest moment toate aceste inițiative legislative se află în continuare în procedură legislativă.

Ce presupune implementarea unui mediu paperless?

Implementarea unui mediu informatizat, paperless, este influențată în mod direct de specificul activității unei companii și de modalitatea concretă în care aceasta își desfășoară activitatea. În acest sens, este recomandabil ca primul pas să fie reprezentat de o  analiză pe mai multe paliere, a proceselor și fluxurilor de date și documente, soluțiilor tehnice, de stocare și de arhivare, urmând ca determinarea obiectivelor și măsurilor concrete să fie particularizate în funcție de aceste elemente, în linie cu obiectivele companiei în materie de digitalizare și durabilitate.

Mulți jucători din piață au înțeles beneficiile unei afaceri paperless (cum ar fi reducerea costurilor, eficientizarea proceselor și a fluxurilor, îmbunătățirea controlului asupra datelor) și au luat măsuri concrete pentru eliminarea sau cel puțin reducerea utilizării hârtiei în activitățile de zi cu zi. Un exemplu concret în acest sens este reprezentat de implementarea proceselor de înrolare a clienților exclusiv la distanță (digital onboarding), prin utilizarea soluțiilor și tehnologiilor digitale. Astfel de procese sunt deosebit de complexe, fiind necesară printre altele, parcurgea un proces notificare a ADR în cazul în care în cursul procesului de înrolare se realizează inclusiv identificarea persoanei la distanță prin utilizarea mijloacelor video. Utilizarea unui mediu informatizat nu se rezumă însă la implementarea soluțiilor și infrastructurii digitale în relația cu clienții, dar și la nivelul proceselor interne, precum cele de achiziție, financiar-contabile și de resurse umane. Astfel, cu titlu de exemplu, procesul de achiziție (procurement) al unei companii poate fi modificat substanțial, prin eliminarea completă a utilizării documentelor pe suport hârtie din fluxurile de negociere și încheiere a contractelor cu partenerii terți, iar documentele financiar-contabile (spre exemplu documentele justificative, care stau la baza înregistrărilor contabile) ar putea fi semnate cu semnătură electronică.

 
 

PNSA

 
 

ARTICOLE PE ACEEASI TEMA

ARTICOLE DE ACELASI AUTOR


     

    Ascunde Reclama
     
     

    POSTEAZA UN COMENTARIU


    Nume *
    Email (nu va fi publicat) *
    Comentariu *
    Cod de securitate*







    * campuri obligatorii


    Articol 2428 / 9725
     

    Ascunde Reclama
     
    BREAKING NEWS
    ESENTIAL
    Clifford Chance a asistat băncile în legătură cu emisiunea record de 1,5 miliarde RON a Băncii Transilvania, prima sa emisiune de obligațiuni sustenabile denominată în lei. Proiect coordonat din București, cu avocați din Londra în echipă
    Women in Business Law EMEA Awards 2025 | CMS câștigă titlul de de “Firma anului în România”. Un avocat in-house local, desemnat ”General Counsel of the Year” pentru regiune
    LegiTeam: Atorney at Law (0 - 2 years) - Dispute Resolution | Reff & Associates
    Tranzacție rară pe piața românească | Cum au lucrat avocații Legal Ground în proiectul legat de achiziția unor obligațiuni ‘tokenizate’, înregistrate și tranzacționate prin sistemul blockchain. Mihai Dudoiu (Partener): ”Pe lângă aspectele comune unor proiecte de finanțare ‘clasice’, a fost necesară integrarea unei componente de fintech. Arhitectura juridică a trebuit adaptată unui cadru relativ nou și încă în formare din punct de vedere normativ”
    BizLawyer îi prezintă pe avocații care au devenit parteneri în ultimele runde de promovări | Corina Roman, avocat format în câteva firme mari, spune că a regăsit „cu drag”, la BACIU PARTNERS, aceeași preocupare pentru knowledge și dedicare față de mandatele primite de la clienți. “Nu am crezut niciodată că voi lucra într-un proiect cu sateliți, dar iată că aici am avut această ocazie. Și mi-a plăcut enorm, pentru că m-a scos din zona de confort. Acum, datorită acelei experiențe, știm mai multe și putem explora și acest tip de proiecte la nivel de echipă”
    Employment | Pe parcursul ultimului an, s-a remarcat o preocupare crescută din partea angajatorilor pentru „descifrarea” obligațiilor tot mai complexe care le revin în temeiul legislației de dată recentă, spun avocații specializați în Dreptul Muncii de la PNSA. De vorbă cu Ioana Cazacu, coordonatoarea practicii, despre noutățile din legislația muncii, solicitările clienților și mandatele complexe în care a fost implicată echipa
    BRD coordonează un club loan de 190 mil. € pentru NE Property BV. Avocații CMS au consiliat consorțiul bancar în această finanțare
    LegiTeam: Lawyer - Corporate M&A | Reff & Associates
    Cine sunt campionii pieței locale evidențiați în ultimul clasament IP Stars 2025 | Baciu Partners are cele mai multe recomandări în prima bandă din domeniul mărcilor. ZRVP și Dincă & Speciac sunt pe primul palier al performanței, urmate de Mușat & Asociații și NNDKP
    CMS își consolidează echipa din România prin promovarea a șapte avocați | Horea Popescu, managing partner CMS România: ”Aceste promovări reflectă nu doar calitatea muncii lor, ci și energia și dedicarea cu care aduc rezultate remarcabile clienților noștri și ne poziționează perfect pentru a ne continua creșterea și dezvoltarea competențelor”
    LegiTeam | Mitel & Asociații recrutează avocat cu experiență (Litigii și Soluționare a Disputelor)
    Țuca Zbârcea & Asociații câștigă pentru Silcotub un litigiu major privind recalcularea prețului energiei electrice în lumina Ordonanței de urgență nr. 27 ̸ 2022
     
    Citeste pe SeeNews Digital Network
    • BizBanker

    • BizLeader

        in curand...
    • SeeNews

      in curand...