Auditul de protecție pentru o companie care ar putea avea probleme de natură penală presupune o abordare pluridisciplinară. Avocații CMS România spun că esențiale, în astfel de situații, sunt timpul de reacție în crearea unei celule de criză la nivelul clientului și gestionarea fluxului de informații identificate | De vorbă cu Mihai Jiganie-Șerban, Head of Criminal Defense Practice, evidențiat drept ‘Legal Individual’ de către Legal 500, despre modul în care lucrează echipa în astfel de investigații interne

Din momentul în care mediul privat a început să se dezvolte în România firmele au avut nevoie de consultanță de specialitate în domeniul investigațiilor/auditărilor, iar în ultimii zece ani, se observă o tendință de creștere a numărului companiilor care apelează la acest tip de servicii. „Țările occidentale au o tradiție mai veche în ceea ce privește acest tip de serviciu, astfel că CMS, dat fiind spectrul multinațional al echipei, a început să ofere astfel de servicii încă de la debutul său pe piața avocaturii din România”, subliniază Mihai Jiganie-Șerban, Partener și Coordonator al grupului de practică de drept penal în cadrul biroului din București al CMS.

Chiar dacă din punct de vedere formal, până la venirea, în 2020, în echipa CMS a lui Mihai Jiganie-Șerban, nu a existat o echipă dedicată aspectelor de White-collar crimes, biroul din București al firmei de avocatură a derulat și până atunci, cu succes, tipul acesta de proiecte, prin implicarea activă a avocaților specializați în Disputes Resolutions, Compliance și Taxe. „De fapt, prima mea colaborare cu echipa CMS a fost pe un asemenea proiect de investigație internă pentru un client comun, ce se confrunta cu niște suspiciuni de încălcare a normelor interne anti-bribery de către un angajat cu poziție de management. Acesta cred că a constituit un model incipient de lucru pe zona de investigații interne pentru firmele de avocatură multinaționale, care nu aveau neapărat o structură specializată. De altfel, în prezent se observă o tendință de cristalizare a unor echipe de white-collar/investigations în cadrul majorității firmelor de avocatură internaționale cu prezență în România”, explică Mihai Jiganie-Șerban.


Atenția avocaților axați pe acest sector se îndreaptă către infracțiuni săvârșite în legătură cu mediul economic (business related crimes).

Partenerul CMS menționează faptul că firmele pot fi victime ale infracțiunilor. Astfel, în situația în care este vorba despre infracțiuni precum delapidarea sau înșelăciunea, riscurile sunt mai mari ca o companie să fie cercetată pentru săvârșirea unor infracțiuni, de obicei legate de corupție, evaziune fiscală și spălarea de bani. „Desigur, în funcție de domeniul de activitate, putem întâlni inclusiv infracțiuni săvârșite în legătură cu siguranța spațiului de muncă – neluarea măsurilor de siguranță și securitate în muncă. Deși aceste infracțiuni nu reprezintă per se infracțiuni white-collar, ele nu pot fi desprinse de mediul de afaceri, astfel că le putem include tot în categoria infracțiunilor cu care se pot confruntă marile companii. De asemenea, în contextul răspunderii penale a persoanei juridice, putem identifica un spectru foarte extins al infracțiunilor cu privire la care o companie poate fi cercetată/acuzată, începând de la o infracțiune contra patrimoniului (precum distrugerea) până la o infracțiune contra vieții (uciderea din culpă – de exemplu în cazurile de malpraxis medical în care este vizată de cercetări chiar unitatea spitalicească)”, arată avocatul.

---

Descoperă oportunitățile de recrutare de pe LegiTeam! GRATUIT.

---

Interlocutorul ^BizLawyer mai spune că auditarea de protecție presupune o abordare pluridisciplinară și, dat fiind specificul fiecărei companii, nu există „o rețetă” unică, aplicabilă tuturor cazurilor.

Astfel, în linii mari, auditarea presupune o analiză de risc a tuturor potențialelor probleme cu care se poate confrunta o firmă, pornind de la obiectul de activitate, existența sau eficiența politicilor interne și a mecanismelor de prevenție si combatere a fraudelor. Odată identificată o astfel de problemă, se procedează la identificarea pozițiilor cheie cu responsabilități în respectarea obligațiilor prevăzute de lege și, bineînțeles, la remedierea deficiențelor și pentru a preîntâmpina situații de risc.

„Deși par antagonice la o prima vedere, confidențialitatea și comunicarea sunt esențiale în astfel de situații, atât între membrii echipei ce efectuează investigația internă, cât și între companie și echipă. Esențiale în astfel de situații sunt timpul de reacție în crearea unei celule de criză la nivelul clientului, precum și gestionarea fluxului de informații identificate. În funcție de amploarea investigației și de rezultatele preliminare, membrii echipei pot solicita documente, baze de date, pot lua depoziții angajaților companiei, astfel încât imaginea asupra situației să fie completă. La finalul investigației se întocmește un raport ce conține un rezumat al întregii activități, precum și concluziile și recomandările echipei, care pot merge de la îmbunătățirea politicilor interne și a mecanismelor de prevenție a fraudelor, până la sesizarea organelor de urmărire penală”, comentează expertul.

Investigațiile interne presupun o abordare pluridisciplinară, iar echipa CMS cuprinde în prezent avocați specializați pe toate ariile semnificative de practică. Atunci când este necesară opinia unui specialist în alt domeniu decât cel juridic, în funcție de complexitatea investigației, casa de avocatură poate iniția rapid colaborări externe cu experți contabili ori firme de investigații. Există chiar și în cadrul CMS la nivel internațional resurse și programe de Artificial Intelligence la care avocații pot apela apela pentru eficientizarea proceselor de căutări în baze de date, de exemplu.

„În general, punctele noastre de legătură sunt reprezentate de Departamentele de Legal din cadrul companiilor, însă de cele mai multe ori, după identificarea unei chestiuni de risc, echipa de management al situației de criză se extinde cu reprezentanți ai tuturor departamentelor implicate, chiar dacă este vorba de reprezentanții de specialitate ai companiei-mamă și nu ai subsidiarei din România. Așa cum am precizat, este esențială confidențialitatea în situații de risc, nu doar din perspectiva contaminării sau pierderii de informații esențiale pentru identificarea unei fraude, de exemplu, dar chiar din perspectiva riscului reputațional al companiei”, detaliază Partenerul CMS.

Având în vedere că biroul din București face parte dintr-o firmă de avocatură internațională, o bună parte din instrucțiunile și mandatele primite de echipă din extern provine de la colegii din rețea, care lucrează fie cu companiile mamă cu prezență în România, fie cu clienți ale căror interese sunt afectate de actori din România.

Totodată, CMS are o serie întreagă de colaborări cu firme de avocatură cu prezență în SUA, de exemplu, care regăsesc facilă colaborarea cu o echipă de avocați cu standarde de calitate similare. Proiectele cu colaborări de acest gen sunt legate preponderent de domeniul IT, practici cu suspiciuni de corupție, dar și fraude bancare sau în asigurări.

Abordarea preventivă este cea indicată

De-a lungul timpului, echipa CMS a fost solicitată să intervină atât cu titlu de prevenție, cât și cu scop „chirurgical”. „În mod evident, abordarea preventivă este de preferat pentru că în acest fel compania cunoaște care este statusul său la momentul respectiv și, în cazul unui potențial conflict viitor cu fraude interne sau cu legea penală, identificarea problemei și găsirea soluțiilor optime sunt mult mai facile. Unul dintre primii pași în a crea premisele unui business cu riscuri minime din perspectivă penală este adoptarea, urmată de implementarea unor politici de prevenire a faptelor ilicite. Desigur, supravegherea modului de implementare și de aplicare a acestor politici este esențială în a asigura creșterea gradului de protecție”, atrage atenția Mihai Jiganie-Șerban.

De altfel, CMS a colaborat și colaborează în continuare cu tot spectrul de companii naționale și internaționale, indiferent de mărime sau valoare. În acest moment, firma are în derulare proiecte foarte diverse, tematica mandatelor variind de la testări de proceduri interne în caz de percheziții, de exemplu, până la acordarea de asistență juridică pentru remodelarea business-ului local al unei companii multinaționale cu prezență pe piața din România.

Partenerul CMS amintește faptul că maturizarea mediului de afaceri și îmbunătățirea mecanismelor interne și internaționale de control și depistare a fraudelor au generat o necesitate permanentă de auditare a mecanismelor de protecție și control intern ale companiilor, fie că este vorba despre fraude interne, fie despre suspiciuni de corupție sau despre concurență neloială. „Unul din cele mai recente cazuri în care am asistat o companie viza un posibil conflict de interese în care s-ar fi găsit o persoana cu funcție de conducere. Din fericire suspiciunile nu s-au confirmat, iar câștigul adevărat al companiei a fost că s-a dovedit eficiența canalelor de raportare internă a situațiilor de risc”, exemplifică interlocutorul ^BizLawyer.

Datorită modului de lucru pe care îl promovează în rândul clienților săi, CMS nu s-a confruntat în ultima perioadă cu descoperiri spectaculoase, iar acesta este un semn că politicile de prevenție și consultanță prealabilă sunt eficiente. „Pot să amintesc însă de o colaborare relativ recentă cu o echipă internațională de investigatori privați pentru unul din clienții noștri într-un caz de contrafacere, care a dus la descoperirea unei rețele de producție și distribuție a unor produse alimentare de origine incertă cu desfacere în mai mult de opt state europene”, completează avocatul.

Un audit de acest tip poate dura de la câteva zile la câteva luni. Durata este direct proporțională cu o serie de factori precum amploarea chestiunii cercetate, tipul de problemă identificată, tipul de investigație necesară pentru a putea ajunge la o concluzie etc. „Clienții noștri își desfășoară activitatea în mediul business de top, astfel că reacțiile observate până acum în momentul prezentării concluziilor noastre au fost întotdeauna profesioniste și în acord cu cerințele legale, aceștia având o abordare îndreptată spre remedierea situațiilor existente, chiar și prin sesizarea organelor de urmărire penală, acolo unde a fost cazul”, arată avocatul.

---

---

Mihai Jiganie-Șerban consideră că este eficientă o abordare comprehensivă, în sensul reducerii oricăror riscuri, deziderat care poate fi atins doar prin identificarea corectă a cauzei. „Dacă este vorba de un caz singular, remedierea poate consta în corijarea conduitei anumitor angajați, însă pot apărea riscuri de răspândire endemică a unor practici incorecte dacă politicile interne de prevenție sunt incomplete, ori dacă mecanismele de detecție a fraudei sau de raportare sunt ineficiente. Soluția este actualizarea politicilor interne ale companiei și testarea periodică a eficienței acestora”, nuanțează specialistul.

Printre măsurile recomandate la finalul unei investigații interne se pot regăsi atât soluții de încetare a colaborării cu anumite persoane, cât și de sesizare a autorităților. „În general, dacă vorbim de persoane cu funcții de management și care dețin contracte de altă natură decât cele de muncă, soluțiile sunt de obicei rapide și de comun acord. Probleme apar în general la procedurile de concediere oferite de legislația muncii, care oferă o protecție complexă angajaților, însă colegii mei specializați în dreptul muncii au o experiență extraordinar de vastă și identifică cele mai eficiente soluții legale de încetare a colaborării cu astfel de persoane”, precizeză expertul CMS.

În astfel de dosare, este esențial ca echipa de avocați să dispună de o pregătire temeinică și de experiență relevantă în domeniu, fiind mai ușor pentru un avocat care s-a confruntat cu probleme similare să identifice potențialele probleme ale unei companii.

Totodată, este esențial ca echipa să dispună de timpul necesar alocării unui proiect de audit care, astfel cum am spus, poate să dureze chiar și câteva luni.  

„Mai mult, în contextul în care un astfel de audit poate avea implicații pluridisciplinare, este important ca echipa de avocați să poată apela și la cunoștințe din alte ramuri de drept decât cel penal, precum și la cunoștințe din alte domenii. CMS dispune de toate aceste atribute, având o echipă cu vastă experiență în domeniul dreptului penal (preventiv și represiv), precum și echipe de sprijin specializate în alte ramuri de drept care pot oferi consultanță de specialitate atunci când este necesar. Totodată, prin prisma profilului multinațional, CMS dispune de mijloacele necesare identificării unor specialiști în alte domenii care să faciliteze identificarea celei mai optime soluții legale pentru problema clientului”, concluzionează interlocutorul ^BizLawyer.