Cum lucrează Șerban & Asociații, firmă poziționată în Tier 1 de Legal 500, într-un audit de drept penal. Ce aspecte sunt urmărite, cum sunt evaluate riscurile, cine are acces la informațiile sensibile și care este finalitatea | Adrian Pichler (Senior Partner): Urmărim identificarea vulnerabilităților în activitatea companiei și recomandăm măsuri de îmbunătățire pentru a preveni săvârșirea de infracțiuni. Toate recomandările noastre pentru client sunt exclusiv în sensul reintrării în legalitate

Odată cu creșterea complexității mediului de afaceri și cu impunerea de către statul român a unor cerințe mai riguroase în ceea ce privește conformitatea legală și prevenirea corupției, a intervenit în rândul firmelor nevoia de a apela la servicii de specialitate care să urmărească efectuarea unor investigații/auditări la nivelul businessului, astfel încât să fie evitate problemele de natură penală. „În România, primele astfel de investigații/auditări au fost efectuate în special în companiile din domeniul bancar și al asigurărilor, dar ulterior această practică s-a extins la alte sectoare de activitate, cum ar fi cel al energiei, al construcțiilor și al infrastructurii”, a explicat pentru ^BizLawyer Adrian Pichler, Senior Partner Șerban & Asociații.

Firmele de avocați care se ocupă de astfel de investigații/auditări adoptă modele de lucru care variază în funcție de obiectivele și specificul fiecărui proiect în parte. În general, astfel de proiecte implică o echipă multidisciplinară de avocați, specialiști în conformitate, experți contabili și consultanți în domenii precum anti-corupție și protecția datelor cu caracter personal. „Putem spune că echipa noastră de avocați a început prin a oferi astfel de servicii juridice chiar de la înființarea unor societăți multinaționale (ca sucursale ori reprezentanțe) în România, înainte de anul 2000”, punctează Adrian Pichler.

Un audit (de protecție) pentru o companie care ar putea avea probleme de natură penală reprezintă o evaluare a riscurilor penale și a măsurilor de protecție existente în cadrul firmei sau pe care aceasta trebuie să le implementeze.

Auditul poate fi realizat de către o echipă internă, de către o firmă de avocatură specializată, ori prin colaborarea dintre acestea.

Reprezentantul firmei Șerban & Asociații menționează faptul că, în timpul unei astfel de acțiuni, sunt urmărite mai multe aspecte. Primul dintre ele are în vedere evaluarea riscurilor penale. Astfel, se analizează activitățile și operațiunile desfășurate de companie pentru a identifica potențialele vulnerabilități și riscuri de natură penală.

---

Descoperă oportunitățile de recrutare de pe LegiTeam! GRATUIT.

---

Un al doilea aspect urmărește identificarea politicilor și procedurilor existente. În această etapă, se examinează politicile și procedurile companiei pentru a determina dacă acestea sunt adecvate pentru a preveni încălcări de natură penală și pentru a detecta astfel de încălcări.

Totodată, echipa care realizează auditul face o evaluare a practicilor de conformitate. În acest caz, se analizează dacă angajații companiei respectă politicile și procedurile interne și dacă acestea sunt suficiente pentru a preveni încălcări de natură penală.

„În timpul unui astfel de audit, considerăm că este necesar să colaborăm cu mai multe persoane din cadrul companiei auditate, în principal din departamentul juridic, de conformitate (compliance), cel financiar-contabil, pentru a avea o imagine completă asupra situației pentru care se solicită asistență specializată”, subliniază avocatul.

Involuntar, marile companii pot fi implicate într-o serie de infracțiuni, în funcție de domeniul de activitate și de structura acestora. Astfel, cele mai întâlnite tipuri de infracțiuni sunt: delapidarea, evaziunea fiscală, spălarea banilor, dar și faptele de corupție, cum ar fi darea și luarea de mită, cumpărarea de influență sau traficul de influență. „În principal, acest gen de investigații urmărește identificarea vulnerabilităților în activitatea companiei auditate, precum și recomandări de măsuri de îmbunătățire pentru a preveni săvârșirea de infracțiuni în viitor”, amintește Adrian Pichler.

Experiența echipei Șerban & Asociații în această practică este una vastă, avocații fiind solicitați de multe companii pentru a realiza astfel de audituri.

De cele mai multe ori, avocații sunt solicitați să acorde asistență juridică atunci când există suspiciuni cu privire la posibila săvârșire a unor fapte de natură penală. „Este important de menționat că, de cele mai multe ori, o companie va solicita efectuarea unui audit de protecție preventiv, înainte ca problemele să devină evidente sau să fie semnalate de către terți (organe de control, organe de urmarire penală). Acest lucru denotă o atenție sporită din partea clientului, aceasta fiind consecința conștientizării riscurilor implicării într-un dosar penal. Aceasta poate fi o abordare proactivă și preventivă, care poate ajuta la identificarea potențialelor probleme înainte ca acestea să devină mai grave sau să genereze daune semnificative”, susține avocatul Șerban & Asociații.

Atunci când sunt solicitați de clienți în astfel de proiecte, reprezentanții casei de avocatură aleg să formeze o echipă de specialiști, în funcție de natura și amploarea cazului.

De cele mai multe ori această echipă include avocați specializați în drept penal din cadrul Șerban & Asociații, consultanți fiscali, experți contabili și prestatori de servicii intelligence externi. De asemenea, echipa poate fi sprijinită și de diverși reprezentanți ai companiei auditate.

„În timpul auditului, este important să se păstreze confidențialitatea și să se limiteze accesul la informațiile sensibile. Noi considerăm că doar oamenii cheie din companie ar trebui să fie informați despre investigația în curs și să fie ținuți la curent cu progresul acesteia. După ce auditul de protecție este finalizat, echipa noastră furnizează un raport detaliat către client, în care se prezintă constatările, concluziile și recomandările noastre. În funcție de solicitarea clientului, raportul poate fi prezentat într-o manieră confidențială, doar către anumiți reprezentanți ai companiei, astfel cum ne este indicat de aceștia”, comentează Adrian Pichler.

Avocatul mai spune că, în funcție de natura problemei, consultanții externi pot fi experți individuali, contabili, firme specializate în tehnologia informației ori consultanți fiscali.

„În general, colaborarea cu contabili și experți contabili este adesea necesară în cazurile care implică investigații financiare, inclusiv analiza documentelor financiare, a tranzacțiilor sau a schemelor de fraudă (în special în eventualitatea în care se suspectează o infracțiune de evaziune fiscală ori spalare de bani). De asemenea, expertiza în tehnologia informației poate fi crucială în cazurile care implică analiza datelor sau a sistemelor informatice. De-a lungul experienței noastre am realizat că această abordare integrată poate asigura o înțelegere comprehensivă și eficientă a problemelor cu care se confruntă compania și poate duce la identificarea cu succes a riscurilor, cât și a soluțiilor optime pentru remedierea problemelor și prevenirea reapariției acestora”, nuanțează interlocutorul ^BizLawyer.

De asemenea, în majoritatea investigațiilor realizate pentru corporații internaționale, Șerban & Asociații a făcut parte din echipe extinse de avocați, colaborând cu firme de avocatură internaționale cotate ca lideri în acest tip de investigații, în principal din Marea Britanie, Israel si Germania.

→   Patru case locale de avocați, în topul global al celor mai bune 100 de firme implicate în arbitraje internaționale | Cum sunt prezentate în GAR 100 (2023), ce mandate au avut și ce spun clienții despre avocați și prestațiile acestora. TZA, ZRVP și LDDP asistă clienți în arbitraje cu pretenții de 12,5 miliarde de dolari

Cele mai întâlnite infracțiuni

Echipa Șerban & Asociații a fost solicitată de multe ori de clienții firmei în proiecte care vizau astfel de audituri. „Noi considerăm ca aportul avocaților interni este unul benefic pentru activitatea de investigație, aceștia având capacitatea de a ne furniza informații într-o manieră în care ne ușurează munca de analiză”, precizează Adrian Pichler.

Avocatul oferă și un exemplu de mandat de acest tip, făcând trimitere la un caz finalizat, în care a existat o înțelegere între un director comercial al unei companii mari din domeniul construcțiilor și reprezentanții unor societăți comerciale pe care acesta le interpunea într-un circuit de achiziții de marfă (având calitatea de transportatori). „ Cei din urmă obțineau oferte, semnau contracte cu diverse societăți comerciale pentru achiziția de marfă, eliberând bilete la ordin avalizate și, în final, neplătind marfa astfel achiziționată și livrată către compania beneficiară. În acest caz, un aport important l-a avut departmentul juridic al clientului, care ne-a furnizat diverse documente si situații interne din care am putut înțelege foarte bine situația și cum trebuie acționat pentru a urmări interesul clientului”, detaliază consultantul.

Un astfel de audit poate dura de la câteva zile până la câteva săptămâni sau mai mult. Totul depinde de complexitatea cazului.

Echipa Șerban & Asociații s-a întâlnit de-a lungul timpului cu multe spețe complexe. Avocații implicați în astfel de proiecte se confruntă cel mai des cu fapte de corupție, delapidări, fapte de evaziune fiscală și spălarea banilor. „Putem spune că, de cele mai multe ori, clientul este cel care are suspiciunea cu privire la posibila săvârșire a unei fapte penale și, astfel, solicită sprijinul specializat. De asemenea, în momentul în care îi aducem clientului la cunoștință riscurile, precum și modalitatea în care noi ii recomandam să acționeze  mai departe, stabilim de comun acord o strategie de apărare, precum și persoanele cărora le raportăm, în condițiile în care există suspiciuni că o persoană din cadrul companiei auditate a săvârșit infracțiunea în discuție”, arată avocatul.

Dacă în urma auditului, consultanții constată nereguli ori faptul că unii angajați ai companiei, sau chiar compania, pot fi trași la răspundere sub aspectul săvârșirii unei fapte penale, aduc acest lucru la cunoștința persoanelor din managementul firmei. „Toate recomandările noastre pentru client sunt exclusiv în sensul reintrării în legalitate. În cazul în care situația de fapt impune luarea unor măsuri disciplinare față de salariați, departamentul nostru specializat pe probleme de dreptul muncii asistă clientul în derularea procedurilor legale, inclusiv în cazul concedierilor. Sesizarea autorităților exonerează de răspundere penală în unele cazuri, sau poate constitui cauză de reducere a limitelor de pedeapsă. Există însă și cazuri când sesizarea autorităților este obligatorie, neconformarea fiind sancționată din punct de vedere penal”, declară Adrian Pichler.

În unele dintre aceste mandate s-a ajuns și la concedierea unor angajați care se făceau vinovați de anumite fapte. „Am avut cazuri când clientul a luat decizia de a concedia angajații (ce aveau calitatea de inculpați) care se aflau în arest preventiv de câteva luni de zile, în conformitate cu dispozițiile Codului muncii de la acea vreme, tocmai pentru a se delimita de aceștia și pentru a lua măsurile legale care se impuneau. În majoritatea cazurilor în care am constatat indicii de săvârșire a unor infracțiuni și am recomandat sesizarea organelor de urmărire penală, clientul ne-a solicitat să întocmim formalitățile de sesizare a organelor de urmărire penală sau să îi acordăm asistență juridică pe parcursul procedurilor penale”, argumentează interlocutorul ^BizLawyer.

---

---

În urma unui audit de drept penal, avocații oferă recomandări pentru politici și măsuri de prevenire a faptelor ilicite. În plus, ei ajută la implementarea acestora. Acest lucru poate include revizuirea și actualizarea politicilor și procedurilor existente, precum și dezvoltarea și implementarea unor politici și proceduri noi, precum cele de conformitate și anticorupție.

„După ce sunt implementate aceste politici și măsuri, noi, ca avocați, putem sprijini procesul de monitorizare și verificare a modului în care acestea sunt aplicate și respectate în cadrul companiei. Acest lucru poate fi realizat prin revizuirea periodică a documentelor și a procedurilor interne, precum și semnalarea oricăror modificări legislative ce pot avea un impact pentru client. Este important ca aceste politici și măsuri să fie actualizate și adaptate în funcție de schimbările legislative, de evoluțiile în materie de conformitate și de alte situații relevante care pot afecta compania auditată”, subliniază Adrian Pichler.

De regulă, corporațiile mari, locale sau internaționale, apelează la o firmă de avocați pentru a identifica riscurile și a efectua audituri de drept penal pentru mai multe motive.

Avocatul firmei Șerban & Asociații subliniază faptul că astfel de corporații pot avea o serie de obligații legale, inclusiv conformitatea cu reglementările naționale și internaționale privind combaterea corupției ori a infracțiunilor economice. În acest context, o firmă de avocați cu experiență în astfel de probleme poate ajuta compania să se conformeze cu aceste obligații legale.

În plus, aceste mari companii sunt interesate să identifice și să gestioneze riscurile de fraudă internă sau de corupție înainte ca acestea să devină probleme majore ori să devină cunoscute și la nivel international.

„O astfel de abordare preventivă ajută astfel de companii mari să economisească timp și resurse considerabile, precum și să își protejeze reputația și să evite eventualele consecințe negative pentru afacerile în derulare ori viitoare oportunități de afaceri. Aș spune că avantajul colaborării cu societatea noastră îl reprezintă chiar experiența îndelungată în toate ramurile dreptului penal, în special cu privire la faptele de corupție si infracțiunile economice, dar și capacitatea de a răspunde în cel mai scurt timp oricăror solicitări venite din partea clienților. De asemenea, consider că și experiența colaborării cu diverse societăți mari din străinătate, precum și cu case de avocatură străine, prezente la nivel internațional, cu care am realizat o rețea extinsă de experți, reprezintă un atu pentru clienți în cadrul procesului de selecție”, a conchis interlocutorul ^BizLawyer.

Reamintim că Șerban & Asociații a fost poziționată și anul acesta pe prima bandă a performanței profesionale, în practica de White-collar Crime, de către ghidul juridic internațional Legal 500. Potrivit publicației, activitățile zilnice ale echipei de drept penal din cadrul firmei Șerban & Asociații sunt de obicei legate, pe de o parte, de asigurarea unei bune reprezentări a clienților în fața instanțelor și parchetelor, la toate nivelurile, inclusiv la Înalta Curte de Casație și Justiție, Direcția Națională Anticorupție și Direcția de Combatere a Criminalității Organizate și Terorismului și, pe de altă parte, de oferirea unor servicii de consultanță de top și de derularea unor programe de conformare și prevenire pentru clienți.