Cum a implementat Electrica, una dintre cele mai mari firme din energie, prevederile legislației privind avertizorii de integritate. De vorbă cu directorii de Audit Intern, Juridic și Control & Conformitate, despre principalele prevederi cu impact asupra sistemului de preluare a avertizărilor de integritate aplicabil în cadrul companiei, identificate până în prezent

Intrarea în vigoare a legii privind avertizorii de integritate obligă firmele care au mai mult de 50 de angajați să ia o serie de măsuri, astfel încât prevederile stipulate în noul act normativ să fie implementate la nivelul fiecărei companii vizate. Electrica este una dintre marile societăți din țara noastră pentru care adoptarea Legii 361/2022 a produs schimbări. Toate aceste schimbări au fost operate destul de ușor la nivelul acestei companii, datorită faptului că, încă din anul 2014, Electrica a implementat procedura de raportare a abaterilor etice, a neregulilor sau a oricăror încălcări ale legii prin dispozitivele de avertizare de integritate (whistleblowing policy) și servicii de consultanță.

Odată ce România a transpus în legislația națională Directiva Europeană nr. 1937/2019, țara noastră a reglementat obligativitatea identificării sau institurii unor canale interne de raportare și stabilirea unor proceduri de raportare internă atât pentru autoritățile și instituțiile publice, cât și pentru persoanele juridice de drept privat care au cel puțin 50 de angajați.

Pentru companiile care dezvoltaseră deja sisteme interne de raportare a unor abateri, adaptarea la noile cerințe ale legii s-a făcut „din mers”.

Electrica este una dintre firmele care se încadrează în această categorie, Florin Vasile, Directorul Audit Intern al companiei, arătând că, pentru societatea din domeniul energetic, noua lege nu a generat eforturi prea mari, deoarece avea implementată, de foarte mulți ani, o procedură de raportare a abaterilor etice, a neregulilor sau a oricăror încălcări ale legii prin dispozitivele de avertizare de integritate (whistleblowing policy) și servicii de consultanță. „În acest moment, Electrica are implementat un sistem privind avertizorii de integritate și este în curs de revizuire a procedurilor interne, pentru a asigura conformitatea cu dispozițiile legii”, a nuanțat interlocutorul ^BizLawyer.

Specialistul amintește faptul că, odată cu intrarea în vigoare a noului act normativ, obligațiile care revin mediului privat constau în elaborarea sau, după caz, revizuirea procedurilor interne aplicabile, în conformitate cu dispozițiile legii.

„Menținerea unui mediu de lucru integru, transparent şi etic reprezintă un aspect esențial în orice domeniu, iar adoptarea unor astfel de mecanisme şi-a demonstrat avantajele în gestionarea politicilor de integritate şi etică atât în sectorul public, cât şi în cel privat. De la cele evidente, precum prevenirea fraudei şi reducerea pierderilor sau mitigarea riscului reputațional al companiei, până la îmbunătățirea culturii organizaționale şi protejarea angajaților, iar în cazul nostru, chiar şi a acționarilor. În cadrul Electrica, având în vedere că am implementat acest sistem încă din anul 2014, putem spune că a fost unul dintre factorii care au contribuit la dezvoltarea sănătoasă a business-ului”, punctează Ștefania Andruhovici, Directorul Juridic al Electrica.

Experții Electrica au trecut în revistă principalele prevederi cu impact asupra sistemului de preluare a avertizărilor de integritate aplicabil în cadrul companiei, identificate până în prezent.

Ștefania Andruhovici a nominalizat, în primul rând, recunoașterea a trei modalități de transmitere a avertizărilor: intern (cu sau fără externalizare la un terț), la care se adaugă posibilitatea adresării externe la Agenția Națională de Integritate sau la alte autorități competente și divulgarea publică (în media, ONG-uri etc.). „În toate aceste situații, avertizorul beneficiază de măsurile de protecție prevăzute de lege. În plus, Agenția Națională de Integritate poate acorda consiliere și informare”, susține Directorul Juridic.

O altă prevedere de impact este instituirea obligației de informare a avertizorului în interes public cu privire la stadiul acțiunilor întreprinse pentru soluționarea avertizării, în termen de cel mult trei luni de la data confirmării de primire, precum și, ulterior, ori de câte ori sunt înregistrate evoluții în desfășurarea acțiunilor subsecvente. „Din punct de vedere practic, aceasta presupune introducerea unei evidențe a răspunsurilor și urmărirea termenelor, precum și evidența comunicărilor către avertizor”, comentează Ștefania Andruhovici.
La fel de importantă este și comunicarea în termen de trei luni a măsurilor care s-au întreprins pentru soluționare. „În cazul în care termenul de soluționare depășește acest interval de timp, avertizorul va fi informat ulterior cu privire la rezultatele măsurilor întreprinse”, mai spune Directorul Juridic.

La rândul său, Laura Năstăsescu, Director Control & Conformitate Electrica, a menționat că, în cazul în care se constată că măsurile aplicate au natură de represalii, iar acestea au fost desființate de către o instanță judecătorească, atunci compania este obligată să publice pe site, într-un cotidian local și pe site-ul ANI, un extras din hotărârea judecătorească prin care instanța desființează măsurile disciplinare aplicate avertizorilor. „De asemenea, compania are obligația actualizării documentelor interne pentru a include obligațiile suplimentare care îi revin și de a informa potențialii avertizări cu privire la acestea”, adaugă Laura Năstăsescu.

O altă prevedere cu impact asupra sistemului de preluare a avertizărilor de integritate aplicabil în cadrul societății este instituirea obligației avertizorului de a comunica numele și prenumele. „Rămâne valabilă posibilitatea raportării sub pseudonim, dar în această situație avertizarea se examinează și se soluționează în măsura în care conține indicii temeinice referitoare la încălcări ale legii. În lipsa indiciilor temeinice, sesizarea se va clasa. Dacă avertizorul a transmis însă o adresă de e-mail validă, societatea/prestatorul de servicii, conform legii, trebuie să transmită o solicitare persoanei pentru a completa informațiile. Pentru avertizor, termenul de răspuns este de 15 zile, sub sancțiunea clasării avertizării, în cazul în care acestea nu sunt primite”, detaliază Directorul Control & Conformitate Electrica.

Totodată, noua legislație stabilește păstrarea avertizărilor pe o perioadă de cinci ani, ceea ce implică extinderea termenului din prezent, de doi ani, și ajustarea politicii de prelucrarea a datelor cu caracter personal.

Pentru a urmări implementarea „la literă” a noii legislații privind avertizorul de integritate, Electrica a alocat resursele umane necesare intern și extern. Persoanele desemnate au sarcina de a examina avertizările de integritate și a asigura respectarea rigorilor legii.

„Legea propune și o serie de sancțiuni, atât pentru organizație, cât și pentru persoanele fizice care împiedică avertizarea sau recurg la represalii, precum și pentru persoanele care se folosesc de instrumentul avertizării în mod abuziv, pentru a hărțui. Electrica adoptă și menține o serie de măsuri care să prevină un astfel de comportament”, încheie Florin Vasile.