Legea nr. 361 ̸ 2022 privind protecția avertizorilor în interes public

Considerații generale       

În data de 19 Decembrie 2022, a fost publicată în Monitorul Oficial Legea nr. 361/2022 (,,Legea privind avertizorii de integritate” sau ,,Legea”), de transpunere în legislația națională a Directivei (UE) 2019/1937 a Parlamentului European și a Consiliului din 23 octombrie 2019 privind protecția persoanelor care raportează încălcări ale dreptului Uniunii, în vigoare de la data de 22 Decembrie 2022.

Legea nr. 361/2022 constituie cadrul general în materia protecției persoanelor care raportează încălcări ale legii, care s-au produs sau care sunt susceptibile să se producă, în cadrul autorităților, instituţiilor publice, altor persoane juridice de drept public, precum și în cadrul persoanelor juridice de drept privat, reglementând procedura de primire, de examinare și soluţionare a raportărilor, precum și drepturile şi obligaţiile persoanelor care efectuează raportări sau divulgă public informații privind încălcări ale legii, măsurile de protecție a acestora, obligațiile autorităților, instituţiilor publice și a altor persoane juridice de drept public, precum și cele ale persoanelor juridice de drept privat, drepturile persoanelor vizate, dar şi atribuţiile autorităților competente, astfel cum urmează să arătăm în continuare.

       
Domeniul de aplicare a Legii privind avertizorii de integritate       

Legea privind avertizorii de integritate se aplică persoanelor care au obținut informații despre încălcări ale legislației într-un context profesional, i.e., salariaților, persoanelor care desfășoară activități independente, acționarilor societăților, voluntarilor și stagiarilor, printre alții, dar și foștilor salariați sau persoanelor care fac raportări, inclusiv anonime, legate de încălcări despre care au aflat în timpul recrutărilor sau negocierilor precontractuale.

Prin Lege a fost extins domeniul de aplicare a Directivei, astfel că, protecția urmează să fie acordată avertizorilor care raportează nerespectări ale dispozițiilor legale ce reprezintă abateri disciplinare, contravenții sau infracțiuni din toate domeniile, acțiuni sau omisiuni care contravin obiectului sau scopului acestora, inclusiv nerespectări a normelor deontologice sau a celor profesionale.

Astfel, conform Legii, noțiunea de “încălcări ale legii” reprezintă fapte care constau într-o acţiune sau inacţiune care constituie nerespectări ale dispoziţiilor legale, care privesc domeniile achiziţiilor publice, serviciilor, produselor şi pieţelor financiare, precum şi prevenirea spălării banilor şi a finanţării terorismului, siguranţa şi conformitatea produselor, siguranţa transportului, protecţia mediului, sănătatea publică; protecţia consumatorilor; protecţia vieţii private şi a datelor cu caracter personal şi a securităţii reţelelor şi sistemelor informatice, cât și încălcări care aduc atingere intereselor financiare ale Uniunii Europene, iar sintagma “informații referitoare la încălcări ale legii” reprezintă acele informaţii, inclusiv suspiciuni rezonabile, cu privire la încălcări efective sau potenţiale ale legii, care s-au produs sau care sunt susceptibile să se producă în cadrul persoanelor juridice, în care lucrează sau a lucrat avertizorul în interes public sau cu care acesta este sau a fost în contact prin intermediul activităţii sale, precum şi informaţiile cu privire la încercări de a ascunde astfel de încălcări.
       
Aspecte referitoare la modalitățile de raportare

Legea stabilește un sistem de raportare pe trei paliere: (i) raportarea internă, în cadrul companiei; (ii) raportarea externă, către Agenția Națională de Integritate sau către alte autorități; și (iii) divulgarea publică a informațiilor.

Raportarea privind încălcările legii se efectuează, în principal, prin intermediul canalelor interne de raportare existente, însă în anumite cazuri avertizorii pot să utilizeze direct canalele externe de raportare sau chiar divulgarea publică (prin intermediul rețelelor de socializare, mass-media, presă ș.a.m.d.).
În acest sens, avertizorul în interes public are posibilitatea de a opta pentru raportarea încălcărilor prin intermediul canalelor externe, în situația în care raportarea prin canalele interne ar conduce la constrângeri, existând riscul de aplicare de represalii față de avertizor sau la imposibilitatea remedierii eficiente a încălcării legii astfel reclamate.

De asemenea, avertizorul în interes public are posibilitatea să recurgă la divulgarea publică a informațiilor dacă: (i) a raportat mai întâi intern şi extern sau direct extern, și consideră că nu au fost dispuse măsuri corespunzătoare cu respectarea termenelor legale prevăzute în acest sens sau (ii) consideră că încălcarea poate constitui un pericol iminent sau evident pentru interesul public ori există riscul producerii unui prejudiciu care nu mai poate fi remediat sau, în cazul  raportării externe există un risc de represalii sau o probabilitate redusă ca încălcarea să fie remediată în mod eficace având în vedere circumstanţele specifice ale raportării.

În lipsa canalelor interne de raportare în cazul persoanelor juridice de drept privat cu mai puţin de 50 de angajați, avertizorul în interes public care dorește să efectueze o raportare privind încălcări ale legii va utiliza canalul extern.
       
Companiile cărora le revine obligația de a institui canale interne de raportare

Obligaţia de a identifica sau institui canale interne de raportare şi de a stabili proceduri de raportare internă şi pentru efectuarea de acţiuni subsecvente se aplică companiilor cu minim 50 de angajați, dar și companiilor care intră în domeniul de aplicare al actelor normative prevăzute în Anexa nr. 3 la Lege, în acest ultim caz, indiferent de numărul de angajați.

De asemenea, companiile care au obligația de a institui canale interne de raportare, vor avea și obligația de a desemna o persoană, un compartiment sau un terț cu atribuții în ceea ce privește primirea, înregistrarea, examinarea, efectuarea de acțiuni subsecvente și soluționarea raportărilor, care să acționeze cu imparțialitate și care să fie independent în exercitarea acestor atribuții (e.g., un responsabil HR, un jurist, un auditor).

Este permisă și externalizarea acestei responsabilități către terți care furnizează servicii în acest domeniu și inclusiv crearea unui sistem comun de raportare pentru mai multe companii cu 50 până la 249 de angajați (e.g., în cazul grupului de companii).

Persoana desemnată, precum şi mijloacele de raportare trebuie aduse la cunoştinţa fiecărui angajat, prin afişare pe pagina de internet a companiei, dacă se aplică şi prin afişare la sediu, într-un loc vizibil şi accesibil.
       
Conținutul raportării

Raportarea se va face în scris sau electronic, telefonic sau prin alte sisteme de mesagerie vocală, sau prin întâlnire faţă în faţă, la cererea avertizorului în interes public și, ca regulă generală, aceasta va trebui să cuprindă, cel puțin următoarele elemente obligatorii: numele şi prenumele, datele de contact ale avertizorului, contextul profesional în care au fost obţinute informaţiile, persoana vizată, descrierea faptei susceptibile să constituie încălcare a legii, precum şi probele în susţinerea raportării dacă acestea există, data şi semnătura.

Raportarea internă care nu conține elementele mai sus indicate, altele decât datele de identificare a avertizorului în interes public, și care nu a fost completată cu datele/informațiile lipsă solicitate în termen de 15 zile se clasează.

Prin excepție, companiile vor avea obligația de a examina și soluționa și raportările care nu cuprind numele, prenumele, datele de contact sau semnătura avertizorului în interes în măsura în care conţin indicii temeinice referitoare la încălcări ale legii.

Raportarea internă transmisă anonim se va clasa în măsura în care nu conţine suficiente informaţii referitoare la încălcări ale legii, care să permită analizarea şi soluţionarea raportării și nu a fost completată în termen de 15 zile cu informațiile lipsă.
       
Soluționarea raportărilor interne

Procedura raportării interne trebuie să asigure protejarea identității avertizorului în interes public și a oricărei persoane menționate în conținutul raportării, prin împiedicarea accesului la raportare a persoanelor neautorizate.

Companiile au obligația de a transmite în cel mult 7 zile calendaristice de la primirea raportării o confirmare a primirii raportării avertizorului în interes public și de a informa avertizorul în interes public cu privire la stadiul acţiunilor subsecvente raportării, în termen de cel mult 3 luni de la data confirmării de primire şi, ulterior, la apariția oricărei evoluții în desfășurarea acestora, în măsura în care prin informare nu este pusă în pericol îndeplinirea lor.
       
Procedura privind raportarea externă

Avertizorul în interes public va putea adresa raportările externe privind încălcările legii structurii specializate din cadrul Agenției Naționale pentru Integritate care urmează să fie înființată în termen de 45 de zile de la data intrării în vigoare a Legii. Tot în termen de 45 de zile de la data intrării în vigoare a Legii, autorităţile şi instituţiile publice cu atribuţii în implementarea acesteia au obligaţia elaborării procedurilor interne necesare punerii in aplicare a acesteia.

Înregistrarea raportărilor și confirmarea primirii acestora de către structura de specialitate din cadrul Agenției se face de îndată, dar nu mai târziu de 7 zile calendaristice de la data primirii, cu excepţia cazului în care avertizorul în interes public a solicitat în mod expres altfel sau atunci când Agenţia consideră, în mod rezonabil, că o confirmare a primirii raportării ar periclita protecţia identităţii avertizorului în interes public.

Agenţia are dreptul de a solicita prezentarea de documente de la companie și de a colecta şi prelucra date şi informaţii cu privire la raportarea înregistrată, cu obligaţia păstrării confidenţialităţii. Compania este obligată să răspundă solicitării Agenţiei în termen de cel mult 15 zile lucrătoare de la primirea solicitării.
Agenţia are obligația de informare a avertizorului într-un termen rezonabil, care să nu depăşească 3 luni sau, în cazuri justificate, 6 luni de la primirea raportării, precum şi ori de câte ori sunt înregistrate evoluţii în desfăşurarea acţiunilor subsecvente, cu excepţia cazului în care informarea ar putea periclita efectuarea acestora.

Modalitatea de soluţionare se comunică în termen de 5 zile de la finalizarea examinării către avertizorul în interes public şi persoana vizată.
       
Condițiile necesar a fi îndeplinite în vederea beneficierii de măsuri de protecție de către avertizorii de interes public

Legea prevede trei condiții cumulative necesar a fi îndeplinite pentru ca avertizorii de interes public să beneficieze de măsuri de protecție, și anume:
►    avertizorul să fie una din persoanele care efectuează raportări potrivit prevederilor Legii (e.g., salariat, fost salariat, acționar în cadrul unei societăți, voluntar etc.) şi care a obţinut informaţii referitoare la încălcări ale legii într-un context profesional;
►    avertizorul să fi avut motive întemeiate să creadă că informaţiile referitoare la încălcările raportate erau adevărate la momentul raportării; și
►    avertizorul să fi efectuat o raportare internă, o raportare externă sau o divulgare publică.
       
Interzicerea oricărei forme de represalii împotriva avertizorilor

Conform Legii este interzisă orice formă de represalii împotriva avertizorilor în interes public, amenințări cu represalii sau tentative de represalii, în special cele care privesc:
►    orice suspendare a contractului individual de muncă ori a raportului de serviciu;
►    concedierea sau eliberarea din funcţia publică;
►    modificarea contractului de muncă sau a raportului de serviciu;
►    reducerea salariului şi schimbarea programului de lucru;
►    retrogradarea sau împiedicarea promovării în muncă sau în funcţia publică şi a dezvoltării profesionale, inclusiv prin evaluări negative ale performanţei profesionale individuale, inclusiv a funcţionarilor publici, sau prin recomandări negative pentru activitatea profesională desfăşurată;
►    aplicarea oricărei alte sancţiuni disciplinare;
►    constrângerea, intimidarea, hărţuirea;
►    discriminarea, crearea unui alt dezavantaj sau supunerea la un tratament inechitabil;
►    refuzul de a transforma un contract de muncă pe o perioadă determinată într-un contract de muncă pe durată nedeterminată, în cazul în care lucrătorul a avut aşteptări legitime că i s-ar oferi un post permanent;
►    refuzul de a reînnoi un contract de muncă pe o perioadă determinată sau încetarea anticipată a unui astfel de contract;
►    cauzarea de prejudicii, inclusiv la adresa reputaţiei persoanei în cauză, în special pe platformele de comunicare socială, sau pierderi financiare, inclusiv sub forma pierderii oportunităţilor de afaceri şi a pierderii de venituri;
►    includerea pe o listă sau într-o bază de date negativă, pe baza unui acord sectorial sau la nivel de industrie, formal sau informal, care poate presupune că persoana în cauză nu îşi va găsi, în viitor, un loc de muncă în respectivul sector sau în respectiva industrie;
►    rezilierea unilaterală extrajudiciară a unui contract pentru bunuri sau servicii, fără a fi îndeplinite condiţiile în acest sens;
►    anularea unei licenţe sau a unui permis;
►    solicitarea de efectuare a unei evaluări psihiatrice sau medicale.

Avertizorul în interes public poate contesta măsurile luate ca represalii printr-o cerere adresată instanței competente, în funcție de natura litigiului, în a cărei circumscripție teritorială acesta își are domiciliul.
       
Termene stabilite în vederea implementării de către companiile vizate a canalelo interne de raportare

Potrivit prevederilor legale, pentru companiile care au între 50 şi 249 de angajaţi, obligaţia de a identifica sau institui canale interne de raportare intră în vigoare la data de 17 decembrie 2023.

Cu toate acestea companiile care au peste 249 de angajati au obligația de a se alinia noilor prevederi legislative începând cu data intrării în vigoare a Legii, însă nu vor putea fi supuse verificărilor de conformitate înainte de data înființării structurii de specialitate din cadrul Agenției Naționale de Integritate.
       
Regim sancționator

În conformitate cu prevederile prezentei Legi sunt considerate ca fiind contravenții faptele mai jos indicate, în măsura în care au fost săvârşite în astfel de condiţii încât să fie considerate, potrivit legii penale, infracţiuni:
►    împiedicarea, prin orice mijloace, a raportării de către persoana cu atribuții în primirea și înregistrarea acesteia - sancționată cu amendă de la 2.000 Lei la 20.000 Lei;
►    nerespectarea de către persoanele juridice a obligației de a constitui canalele interne de raportare - sancționată cu amendă de la 3.000 Lei la 30.000 Lei;
►    refuzul nejustificat al persoanelor juridice de a răspunde solicitărilor Agenției - sancționată cu amendă de la 3.000 Lei la 30.000 Lei;
►    raportarea de informaţii privind încălcări ale Legii, cunoscând că acestea sunt nereale – sancționată cu amendă de la 2.500 Lei la 30.000 Lei.